Como montar uma central de cadastros em uma grande empresa?

Uma das principais atividades em uma grande empresa é manter registros precisos e atualizados de todos os seus clientes, fornecedores, funcionários e produtos. Essa tarefa é realizada por meio de uma central de cadastros, responsável por coletar, armazenar e gerenciar informações importantes sobre as pessoas e organizações com as quais a empresa se relaciona.

Neste artigo, discutiremos os principais passos para montar uma central de cadastros eficiente em uma grande empresa. Acompanhe!

Defina o escopo da central de cadastros

Antes de começar a montar a sua central de cadastros, é importante definir o escopo da sua operação.

Isso significa decidir quais tipos de informações serão armazenadas, como elas serão coletadas e quem terá acesso a elas.

Alguns exemplos de informações que podem ser armazenadas em uma central de cadastros incluem dados de contato dos clientes, histórico de compras, informações financeiras e registros de RH dos funcionários.

Negociar o escopo da central de cadastros com os outros setores e diretores da empresa é um processo crítico para garantir que a solução atenda às necessidades da empresa e possa ser implementada com sucesso.

O primeiro passo é identificar as partes interessadas que precisam ser envolvidas nas negociações. Isso pode incluir representantes de áreas como finanças, marketing, vendas, recursos humanos e tecnologia da informação. É importante garantir que todas as áreas da empresa, que serão afetadas pela central de cadastros estejam representadas nas negociações.

Antes de começar a negociar o escopo da central de cadastros, é importante definir claramente o objetivo da solução. Por exemplo, o objetivo pode ser melhorar a experiência do cliente, aumentar a eficiência do processo de vendas ou simplificar o gerenciamento de recursos humanos.

Definir o objetivo ajudará a orientar as negociações e garantir que todos os envolvidos estejam alinhados em relação às metas.

Funcionalidades e requisitos necessários

Uma vez que o objetivo da central de cadastros tenha sido definido, é hora de listar as funcionalidades e requisitos necessários para atingir esse objetivo.

Por exemplo, se o objetivo é melhorar a experiência do cliente, pode ser necessário coletar informações adicionais dos clientes, como suas preferências de compra e histórico de interações com a empresa.

Existem várias metodologias que podem ser aplicadas para listar as funcionalidades e requisitos necessários, como:

1. Entrevistas com os stakeholders: As entrevistas são uma das formas mais comuns de coletar informações sobre as necessidades da empresa. As entrevistas podem ser conduzidas com os stakeholders, os quais são as partes interessadas no projeto. Os stakeholders podem incluir representantes de áreas como finanças, marketing, vendas, recursos humanos e tecnologia da informação. Durante as entrevistas, é importante fazer perguntas abertas e permitir que os stakeholders expressem suas necessidades e desejos em relação à central de cadastros.
2. Workshops com os usuários: Os workshops com os usuários são outra forma de coletar informações sobre as necessidades da empresa. Os workshops são uma oportunidade para que os usuários finais da central de cadastros expressem suas necessidades e desejos em relação à solução. Durante os workshops, é possível realizar atividades práticas, como mapear o processo atual e identificar as oportunidades de melhoria.
3. Análise de documentos: A análise de documentos existentes, como manuais de procedimentos, políticas internas e relatórios de desempenho, também pode fornecer informações valiosas sobre as necessidades da empresa. A análise de documentos pode ajudar a identificar processos existentes que precisam ser melhorados ou novos requisitos que precisam ser atendidos.

Após coletar informações por meio dessas metodologias, é possível listar as funcionalidades e requisitos necessários para a central de cadastros.

Para isso, é importante categorizar as informações coletadas e priorizar as necessidades mais críticas da empresa. As funcionalidades e requisitos podem ser listados em um documento de requisitos, que servirá como base para a implementação da central.

Como conduzir uma entrevista de mapeamento?

Para montar uma agenda de entrevistas, é importante seguir os passos:

1. Identificar os stakeholders: O primeiro passo é identificar as partes interessadas que precisam ser entrevistadas. Isso pode incluir representantes de áreas como finanças, marketing, vendas, recursos humanos e tecnologia da informação.
2. Definir o objetivo: Definir o objetivo das entrevistas ajudará a orientar as perguntas e garantir que todas as necessidades da empresa sejam cobertas. O objetivo pode ser, por exemplo, entender as necessidades de cadastro de clientes, entender as necessidades de cadastro de fornecedores, entre outros.
3. Preparar o roteiro: Com base no objetivo das entrevistas, é possível definir um roteiro com perguntas abertas que permitam que os stakeholders expressem suas necessidades e desejos em relação à central de cadastros. É importante que as perguntas sejam claras e objetivas.
4. Agendar: Com o roteiro definido, é possível agendar as entrevistas com os stakeholders. É importante agendar as entrevistas com antecedência e garantir que todos os envolvidos estejam disponíveis no horário definido.
5. Realizar: Durante as entrevistas, é importante ser objetivo e permitir que os stakeholders expressem suas necessidades e desejos em relação à central de cadastros.

Defina as políticas de privacidade e segurança

Ao lidar com informações confidenciais, é essencial ter políticas de privacidade e segurança claras e bem definidas.

Isso inclui a criação de senhas seguras, a implementação de backups regulares e a adoção de medidas de proteção contra acesso não autorizado.

Também é importante garantir que todos os funcionários da empresa estejam cientes dessas políticas e sejam treinados regularmente sobre as melhores práticas de segurança.

Crie um processo de coleta de dados padronizado

Para garantir que as informações armazenadas na sua central de cadastros sejam precisas e atualizadas, é importante criar um processo de coleta de dados padronizado.

Isso pode incluir a criação de formulários de cadastro online ou impressos, a realização de entrevistas com clientes ou fornecedores e a coleta de dados diretamente de fontes confiáveis, como o governo ou órgãos reguladores.

Como demonstrar o valor de uma central de cadastros?

Demonstrar o valor de uma central de cadastros pode ser feito por diferentes abordagens, mas uma forma bastante eficaz é apresentando um cálculo de retorno de investimento (ROI) que mostre como a central de cadastros pode trazer benefícios financeiros para a empresa.

O cálculo de ROI é uma medida financeira que permite avaliar o desempenho de um investimento, comparando o custo inicial do investimento com os benefícios gerados por ele ao longo do tempo.

Para calcular o ROI de uma central de cadastros, é preciso considerar alguns fatores. Supomos que a empresa tenha investido R$ 100.000,00 na implantação da central de cadastros, que permitiu reduzir o tempo de cadastro de novos clientes em 50% e aumentar a precisão das informações em 20%.

Considerando que a empresa cadastre 6.000 clientes por ano e que o tempo de cadastro foi reduzido em 50%, o tempo economizado por cliente seria de 30 minutos. Totalizando uma economia de mais de 3000 horas por ano ou 250 horas por mês.

Considerando que um funcionário de nível operacional tem um custo CLT total em média R$ 6.000,00 por mês ou aproximadamente R$ 35,00 por hora de trabalho, a economia de tempo representa uma redução de R$ 8.750,00 ao mês ou R$ 105.000,00 por ano.

Já a redução de erros representa uma economia indireta. Supondo que a empresa perca aproximadamente R$ 100.000,00 ao ano por falhas que poderiam ser evitadas.

Somando a economia de tempo e a redução de erros, temos um benefício total de R$ 205.000,00 ao ano.

ROI é (economia gerada – custos e investimentos) / custos e investimentos.

Logo, o ROI seria calculado da seguinte forma:

ROI = (R$ 205.000,00 – R$ 100.000,00) / R$ 100.000,00

ROI = 105,00%

Neste caso, o resultado do ROI é positivo, indicando que o investimento na central de cadastros gerou um retorno financeiro positivo no período avaliado.

É importante lembrar que o cálculo do ROI é uma estimativa e que podem haver outras variáveis que influenciam no resultado.

No entanto, é possível afirmar que o investimento na central de cadastros apresenta um bom potencial de retorno financeiro para a empresa.

Escolha uma plataforma de gerenciamento de dados (MDM)

Uma vez que você tenha definido o escopo da sua central de cadastros, o próximo passo é escolher uma plataforma de gerenciamento de dados mestres.

Existem muitas opções disponíveis no mercado, desde softwares especializados em gerenciamento de clientes até sistemas completos de Master Data Management (MDM), como a 4MDG uma solução rápida e altamente flexível, sendo importante escolher uma plataforma adequada ao tamanho da sua empresa e às suas necessidades específicas.

Com o seu plano traçado e com o escopo definido você deve avançar na escolha do software.

Convide fornecedores e veja as principais soluções do mercado.

Tenha a mente aberta e consulte fornecedores, que pensem diferente e tenham uma visão inovadora para a gestão de dados mestres.

Adote cuidados para não escolher soluções incorretas ou incompletas. Para resolver problemas de dados mestres você precisa de tecnologia de MDM.

Não aceite “puxadinhos”, tais como portais de compras, sistemas de chamado da TI e softwares de PDM.

Uma tecnologia engessada retira a agilidade das equipes e reduz a eficiência operacional deixando um rastro de erros que permeiam por todos os processos empresariais.

Valorize e treine sua equipe

Por fim, para garantir que a sua central de cadastros funcione sem problemas, é importante investir em uma equipe especializada. Essa equipe pode ajudar a solucionar problemas técnicos, tirar dúvidas dos usuários da plataforma e oferecer treinamento e suporte aos solicitantes da empresa.

Montar uma central de cadastros eficiente é um processo complexo que envolve muitos fatores diferentes.

Para entender um pouco mais sobre como preparar sua equipe e qual o melhor modelo de sua central de cadastros recomendo assistir o vídeo abaixo:

Ampliando seus conhecimentos na gestão de dados mestres

Para entender os importantes aspectos técnicos da gestão de dados mestres recomendo a leitura desse e-book gratuito.

https://conteudo.4mdg.com.br/e-book-gratis-guia-completo-de-como-implementar-uma-central-de-cadastros

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É isso! Bons negócios!

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