O Segredo da Governança de Dados Mestres para Compradores!

Na era da informação, onde os dados desempenham um papel fundamental nas operações de qualquer organização, a governança de dados mestres (MDM) emerge como um elemento crucial para garantir a qualidade e a confiabilidade das informações.

Isso não é diferente quando se trata do departamento de compras de uma empresa. Ter uma linha de como a governança de dados mestres pode impactar positivamente o processo de compras, melhorando a qualidade das informações sobre fornecedores, produtos e clientes.

A governança de dados mestres é uma estratégia que visa centralizar e controlar eficazmente os dados mais importantes para uma organização. Isso inclui informações sobre fornecedores, produtos, clientes e outros elementos críticos. No contexto das compras, a governança de dados mestres desempenha um papel fundamental em várias áreas-chave.

O QUE SÃO DADOS MESTRES E DADOS TRANSACIONAIS?

Dados mestres são os dados centrais e fundamentais de uma organização usados para descrever entidades específicas, como clientes, produtos, fornecedores, funcionários, locais, entre outros.

Características:

• São estáveis e de longa duração, ou seja, não mudam com frequência.
• São usados como referência sendo compartilhados em toda a empresa.
• Exemplos incluem informações detalhadas de clientes, códigos de produtos, registros de funcionários, etc.

Exemplos de Dados Mestres:

• Cliente, incluindo nome, endereço, número de telefone, etc.
• Produto, incluindo descrição, preço e outras informações.
• Fornecedor, incluindo informações de contato e termos de contrato.

Dados transacionais são registros de atividades ou eventos específicos que ocorrem em um sistema de informações, geralmente associados a transações comerciais. Eles são usados para rastrear ações em tempo real e são frequentemente voláteis, ao mudarem continuamente à medida que as transações ocorrem.

Características:

• São dados altamente dinâmicos que refletem eventos ou ações em andamento.
• Normalmente, eles são armazenados por um período limitado de tempo, à medida que as transações são concluídas.
• Exemplos incluem registros de vendas, registros de pedidos de compra, registros de transações bancárias, etc.

O QUE É MDM?

A disciplina de MDM (Master Data Management), em português “Gestão de Dados Mestres”, é uma abordagem estratégica e um conjunto de práticas e tecnologias que uma organização utiliza para gerenciar de forma centralizada e eficiente seus dados mestres.

Essa disciplina visa garantir que as informações fundamentais sobre entidades críticas, como clientes, produtos, fornecedores e funcionários, sejam consistentes, precisas e confiáveis em toda a organização.

HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES

Um dos maiores desafios para o departamento de compras é garantir que os fornecedores escolhidos sejam confiáveis e os produtos ou serviços adquiridos atendam às expectativas da empresa.

A governança de dados mestres ajuda a consolidar informações sobre fornecedores, como histórico de desempenho, classificações, acordos contratuais e informações de contato. Isso permite que os compradores tomem decisões mais informadas e escolham os fornecedores mais adequados às necessidades da organização.

A homologação de um fornecedor é importante por vários motivos. Em primeiro lugar, permite que a empresa que está adquirindo produtos ou serviços do fornecedor avalie a solvência e a capacidade do fornecedor de cumprir com as suas obrigações.

As principais consultas realizadas durante o processo de homologação de um fornecedor podem variar conforme a empresa e o tipo de produto ou serviço fornecido pelo fornecedor. No entanto, em geral, as empresas podem realizar consultas a várias fontes para obter informações sobre o fornecedor, como, por exemplo:

• Dados cadastrais do fornecedor, como endereço, telefone, e-mail, CNPJ, etc.
• Referências de outras empresas que já trabalharam com o fornecedor.
• Informações sobre o histórico de qualidade e segurança dos produtos ou serviços fornecidos pelo fornecedor.
• Certificações e licenças relevantes para o tipo de produto ou serviço fornecido pelo fornecedor.
• Dados financeiros do fornecedor, como balanço patrimonial, demonstração de resultados, etc.

PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS OU PRODUTOS

A qualidade e a precisão dos dados de produtos ou materiais são fundamentais para a eficiência do departamento de compras.

A governança de dados mestres ajuda a manter catálogos de produtos ou materiais atualizados, garantindo que os compradores tenham acesso a informações detalhadas sobre cada item, incluindo descrições e informações técnicas. Isso simplifica o processo de seleção e compra, economizando tempo e recursos.

Além disso, com o uso da padronização descritiva de materiais, é possível eliminar registros duplicados em sua base de dados.

REDUÇÃO DE ERROS E RISCOS

A falta de governança de dados mestres pode resultar em erros, duplicação de informações e riscos operacionais. Por exemplo, comprar de fornecedores duplicados ou utilizar informações desatualizadas pode causar perda de recursos e danos à reputação da empresa.

A governança ajuda a minimizar esses riscos, promovendo a consistência e a integridade dos dados em toda a organização.

MAIOR AGILIDADE E TOMADA DE DECISÕES RÁPIDAS:

Com dados mestres bem governados, os compradores podem tomar decisões mais rápidas e eficientes. Eles têm acesso a informações atualizadas e confiáveis, reduzindo o tempo gasto em pesquisa e validação de dados. Isso é especialmente importante em ambientes de negócios dinâmicos, onde as oportunidades e as demandas podem surgir rapidamente.

Em resumo, a governança de dados mestres desempenha um papel crucial no sucesso das operações de compras de uma organização. Ela melhora a qualidade das informações sobre fornecedores, produtos e clientes, tornando o processo de compras mais eficiente, confiável e orientado por dados.

Investir em MDM é investir na excelência operacional e na capacidade de atender às demandas do mercado de forma ágil e eficaz, tornando-se assim uma parte fundamental da estratégia de compras de qualquer empresa moderna.

DEMONSTRAÇÃO

Assista uma rápida demonstração de como um software de MDM pode auxiliar a sua empresa.

COMO O 4MDG PODE APOIAR O PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE UM FORNECEDOR?

Um software de gerenciamento de dados mestre (MDM, na sigla em inglês) pode apoiar o processo de homologação de um fornecedor de diversas maneiras.

Em primeiro lugar, o 4MDG pode ser utilizado para reunir e armazenar todos os dados relevantes sobre os fornecedores, de forma segura e organizada.

Isso facilita a avaliação e comparação dos fornecedores e permite acessar as informações rapidamente quando necessário.

Além disso, o 4MDG pode ser utilizado para criar e gerenciar as etapas do processo de homologação, como a definição dos critérios de avaliação, a seleção dos fornecedores e a assinatura dos contratos ou acordos comerciais.

Isso ajuda a garantir que o processo de homologação seja realizado de forma eficiente e eficaz.

Por fim, pode ser utilizado para monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores homologados, permitindo identificar eventuais problemas ou oportunidades de melhoria.

Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.

A automação cadastral produz diversos benefícios:

• Redução de custos.
• Diminuição do trabalho repetitivo.
• Redução do número de erros.
• Maior agilidade nos processos.
• Melhoria da qualidade dos dados.
• Aumento do compliance das operações.

O 4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.