Como medir a qualidade do cadastro antes de sanear: indicadores

Para medir a qualidade do cadastro antes de sanear, escolha os campos críticos de cada domínio, defina o numerador e o denominador de cada indicador e faça a conta só sobre os registros ativos. Cinco indicadores bastam para a linha de base: completude, duplicidade, validade, padronização da descrição e consistência. O resultado vira escopo e ordem de prioridade do saneamento.

"Nossa base está horrível." Ouvi essa frase em muita reunião nos anos em que implementei SAP. Compras reclama do material repetido, o fiscal reclama do NCM vazio, o financeiro reclama do fornecedor que não confere com a Receita. Todo mundo concorda. Aí alguém pergunta: horrível quanto?

Ninguém responde. Sem número, o pedido de verba para saneamento vira opinião contra opinião. E, quando o projeto termina, ninguém consegue mostrar o que melhorou. Por isso eu defendo medir antes de mexer em qualquer registro. A medição de hoje é a régua que vai julgar o saneamento amanhã.

O que significa qualidade de dados no cadastro?

Gosto de usar como referência o Government Data Quality Framework, publicado pelo Government Data Quality Hub, do governo do Reino Unido. Ele descreve seis dimensões de qualidade:

• Completude: o quanto os registros estão presentes.
• Unicidade: o quanto não existe duplicação de registros.
• Consistência: o quanto os valores de um conjunto não contradizem outros valores que representam a mesma entidade.
• Atualidade: o quanto o dado reflete o período que ele representa.
• Validade: o quanto o dado está na faixa e no formato esperados.
• Exatidão: o quanto o dado corresponde à realidade.

O mesmo documento lembra que qualidade perfeita pode não ser alcançável e que o foco é ter dado adequado ao uso (em inglês, fit for purpose). No cadastro, isso quer dizer que o NCM precisa servir ao fiscal, a unidade de medida precisa servir ao almoxarifado e a situação do CNPJ precisa servir a quem paga o fornecedor.

Um aviso antes das contas: as fórmulas deste artigo são uma recomendação operacional para montar a linha de base. Não são norma nem padrão oficial. Ajuste à realidade da sua empresa e, principalmente, documente cada regra para repetir a medição depois. Se você quer uma visão mais geral das dimensões e das ferramentas, temos um artigo sobre como garantir dados precisos.

Quais registros entram na conta?

Esse é o erro que mais distorce a linha de base. Muita gente calcula os indicadores sobre a base inteira, incluindo o parafuso que ninguém compra desde 2012 e o fornecedor que fechou as portas há anos.

Registro sem movimento não pesa igual no dia a dia da empresa. Se ele entra no denominador, o número fica pior do que o problema real ou, dependendo do caso, melhor. Em qualquer dos dois, a prioridade sai errada.

Passo 1: defina o que é registro ativo

Escolha uma janela de tempo e um critério de uso. Por exemplo: material com pedido, nota fiscal, reserva ou estoque nos últimos 24 meses; fornecedor com pedido ou pagamento no mesmo período; cliente com venda ou título em aberto. Registro bloqueado fica fora.

Passo 2: meça os inativos à parte

O registro sem movimento não some da análise. Ele vira um número separado, que costuma alimentar uma decisão simples: bloquear em vez de sanear. Corrigir descrição de item que ninguém usa é gastar hora de especialista à toa.

Quais campos são críticos em cada domínio?

Campo crítico é aquele que, vazio ou errado, trava um processo ou cria risco. Escolha com as áreas que usam o dado, e mantenha a lista curta. Uma lista com quarenta campos críticos vira uma lista de desejos e ninguém consegue tratar.

• Materiais: descrição, unidade de medida, NCM, grupo de mercadorias ou classe, tipo de material e as características previstas no padrão descritivo.
• Fornecedores: CNPJ ou CPF, razão social, inscrição estadual quando aplicável, endereço, dados bancários e situação cadastral.
• Clientes: CNPJ ou CPF, razão social, endereço de entrega e de cobrança, inscrição estadual quando aplicável e condição de pagamento.

Quais indicadores medir e como calcular cada um?

A tabela abaixo resume os cinco indicadores da linha de base. Validade aparece em duas linhas porque é medida em duas camadas (formato e fonte oficial), e atualidade entra como opcional. O denominador é sempre explícito, porque é ele que decide se o número é comparável depois.

Indicador	O que mede	Fórmula (numerador / denominador)	Exemplo de regra por domínio
Completude de campos críticos	Se os campos que os processos usam estão preenchidos	Registros ativos com todos os campos críticos preenchidos / registros ativos avaliados	Material: descrição, unidade, NCM e grupo preenchidos. Fornecedor: CNPJ ou CPF, endereço e dados bancários. Cliente: CNPJ ou CPF e endereço de entrega.
Duplicidade	Quanto da base ativa está em grupos que parecem o mesmo item ou a mesma empresa	Registros ativos em grupos suspeitos / registros ativos	Material: mesmo fabricante e part number, ou mesmas características com descrição diferente. Fornecedor e cliente: mesmo CNPJ completo (não só a mesma raiz) ou mesmo CPF em mais de um código ativo.
Validade de formato	Se o valor respeita formato e domínio permitido	Registros com valor no formato esperado / registros com o campo preenchido	Material: NCM com oito dígitos e unidade de medida da lista permitida. Fornecedor e cliente: CNPJ ou CPF com dígitos verificadores corretos.
Validade na fonte oficial	Se o dado confere com a fonte pública	Registros ativos com situação cadastral ativa na Receita Federal / registros ativos com CNPJ consultados	Fornecedor e cliente: CNPJ consultado na Receita Federal; conta como não conforme quando a situação é diferente de ativa. CPF fica fora dessa conta ou é verificado em outra fonte. Material: NCM conferido contra a tabela vigente usada pelo fiscal.
Padronização da descrição	Se a descrição segue o padrão descritivo definido	Itens que seguem o padrão descritivo / itens avaliados	Material: descrição montada pelo padrão da classe, com as características na ordem definida e sem abreviação livre. Fornecedor e cliente: endereço sem abreviação livre e razão social separada do nome fantasia.
Consistência	Se campos ou sistemas se contradizem	Registros sem contradição na regra / registros avaliados pela regra	Material: unidade de compra diferente da unidade base com fator de conversão cadastrado. Fornecedor: UF do endereço igual à UF da inscrição estadual. Cliente: mesmo CNPJ com a mesma razão social no ERP e no CRM.
Atualidade (opcional)	Se o dado foi revisado dentro do prazo definido	Registros revisados dentro do prazo / registros ativos	Fornecedor: dados bancários e documentos revisados nos últimos 12 meses. Cliente: endereço confirmado no último ciclo de revisão. Material: item revisado após troca de fabricante.

Como contar duplicidade sem enganar o número?

Duplicidade é onde vejo mais confusão. Tem gente que conta pares. O problema é que um grupo de quatro registros iguais gera seis pares, e o número cresce muito mais rápido do que o problema.

Prefiro contar registros dentro de grupos suspeitos e reportar dois números:

• Taxa de registros em grupos suspeitos: registros ativos que caíram em algum grupo, divididos pelo total de registros ativos. Mostra o tamanho do trabalho de revisão.
• Registros excedentes: registros em grupos suspeitos menos a quantidade de grupos. Cada grupo, se confirmado, mantém um código e elimina os outros. Mostra quantos códigos podem sair.

Repare na palavra suspeito. Até alguém revisar, é suspeita. Por isso vale revisar uma amostra de grupos e anotar a taxa de confirmação. Ela ajusta a estimativa e ensina onde a regra de busca está gerando falso positivo. Os termos e a lógica de agrupamento estão no nosso glossário de deduplicação.

Uma observação de domínio. Quando o ERP valida CNPJ ou CPF como campo único, fornecedor ou cliente duplicado tende a ser menos comum, e a dor de fornecedor costuma estar na validade. Vale conferir como o seu sistema está configurado, porque nem toda base tem essa validação ativa. Na regra de agrupamento, separe a raiz do CNPJ (os 8 primeiros dígitos, compartilhados pela matriz e pelas filiais) do CNPJ completo: mesma raiz com CNPJ completo diferente pode ser filial legítima, enquanto o mesmo CNPJ completo em mais de um código ativo é suspeita de duplicidade. Duplicidade pesa mesmo é no cadastro de materiais, onde o mesmo item aparece com descrições diferentes.

Como medir validade contra a fonte oficial?

Separe validade em duas camadas, porque elas respondem perguntas diferentes.

Camada 1: formato

O CNPJ tem os dígitos verificadores corretos? O NCM tem oito dígitos? A unidade de medida está na lista permitida? Essa camada roda na base toda, com regra simples, e pega erro de digitação.

Camada 2: fonte oficial

Um CNPJ pode estar perfeito no formato e mesmo assim pertencer a uma empresa com situação cadastral diferente de ativa. A consulta de situação cadastral é um serviço público da Receita Federal, que oferece a emissão do Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral e disponibiliza os Dados Públicos do CNPJ na página do CNPJ.

A conta fica assim: fornecedores ativos com situação cadastral ativa na Receita, divididos pelos fornecedores ativos consultados. Registre a data da consulta junto com o resultado, porque situação cadastral muda com o tempo e a linha de base precisa dizer de quando é.

Como medir a padronização da descrição?

Só dá para medir padronização se existir um padrão. Para materiais, isso significa ter um padrão descritivo por classe de item: nome do item, características obrigatórias e ordem em que aparecem. É o que chamamos de PDM de materiais.

Se a empresa ainda não tem padrão, isso já é um achado da linha de base, e dos mais importantes. Não adianta deduplicar descrição livre e deixar o próximo cadastro nascer do mesmo jeito.

Quando a base toda e quando a amostra

Completude, validade de formato, consulta de CNPJ e busca de grupos suspeitos são automatizáveis. Rode na base ativa inteira. Padronização da descrição e confirmação de duplicidade dependem de olho humano. Para essas, use amostra aleatória, de preferência estratificada por grupo de mercadorias, do tamanho que a equipe consiga revisar com cuidado. Anote o critério e o tamanho da amostra, senão a próxima medição não será comparável.

Como fica a linha de base em números? (exemplo hipotético)

Exemplo hipotético, com números redondos inventados só para mostrar o cálculo. Não é caso real.

Materiais

• Base com 50.000 materiais cadastrados. Destes, 30.000 tiveram movimento nos últimos 24 meses. Os outros 20.000 são medidos à parte, como candidatos a bloqueio.
• Completude: 24.000 materiais ativos têm descrição, unidade, NCM e grupo preenchidos. 24.000 / 30.000 = 80%. Olhando campo a campo, 4.500 ativos estão sem NCM, então a completude do NCM é 25.500 / 30.000 = 85%.
• Duplicidade: a busca encontrou 1.200 grupos suspeitos com 3.000 materiais ativos. Taxa de registros em grupos suspeitos: 3.000 / 30.000 = 10%. Registros excedentes: 3.000 menos 1.200 = 1.800, ou 6% da base ativa.
• Confirmação: numa amostra de 200 grupos revisados, 150 foram confirmados (75%). A estimativa de excedentes reais fica em 1.800 x 0,75 = 1.350.
• Padronização: numa amostra de 600 materiais ativos, 330 seguem o padrão descritivo. 330 / 600 = 55%.

Fornecedores

• Base com 6.000 fornecedores cadastrados, dos quais 2.000 tiveram pedido ou pagamento nos últimos 24 meses.
• Validade de formato: 1.990 têm CNPJ ou CPF com dígitos verificadores corretos. 1.990 / 2.000 = 99,5%.
• Validade na fonte oficial: dos 1.900 fornecedores ativos com CNPJ, 1.824 estão com situação cadastral ativa na Receita Federal. 1.824 / 1.900 = 96%. Os outros 76 precisam de análise.

Clientes

• Consistência: de 10.000 clientes ativos presentes no ERP e no CRM, 9.200 têm a mesma razão social para o mesmo CNPJ nos dois sistemas. 9.200 / 10.000 = 92%.

Como transformar o retrato em escopo e prioridade do saneamento?

O número sozinho não decide nada. O que decide é o número cruzado com o impacto. No exemplo hipotético acima, a leitura seria mais ou menos esta:

1. Risco primeiro: os 76 fornecedores ativos com situação diferente de ativa entram na frente, porque estão recebendo pedido ou pagamento.
2. Dinheiro parado em seguida: os grupos de materiais duplicados com estoque ou pedido em mais de um código vêm depois, porque geram compra repetida e estoque inflado.
3. Campo que trava processo: os 4.500 materiais ativos sem NCM entram como pacote próprio, com o fiscal como dono.
4. Padrão antes de correção: com 55% de padronização, a primeira entrega é o padrão descritivo das classes de maior consumo. Só depois vem a reescrita em massa.
5. Bloqueio em vez de saneamento: os 20.000 materiais sem movimento saem do escopo detalhado e viram uma decisão de bloqueio.

Esse desenho dá o escopo (quantos registros, de quais domínios, com qual tratamento) e a ordem. E deixa pronta a régua para medir de novo no fim.

Por onde começar?

1. Escolha um domínio para começar, normalmente o que mais dói hoje: materiais ou fornecedores.
2. Defina o critério de registro ativo e a janela de tempo. Escreva isso.
3. Liste os campos críticos com as áreas que usam o dado.
4. Escreva a regra de cada indicador com numerador e denominador explícitos.
5. Rode as regras automatizáveis na base ativa inteira e separe a amostra para as revisões manuais.
6. Consulte a situação cadastral dos CNPJs ativos e registre a data da consulta.
7. Cruze os resultados com o impacto de cada processo e monte a lista de prioridades.

Com esse retrato em mãos, fica muito mais fácil desenhar e defender um projeto de saneamento de cadastro com escopo e ordem de ataque claros.

Perguntas frequentes

Quantas dimensões de qualidade preciso medir de fato?

Para a linha de base antes do saneamento, cinco indicadores costumam bastar: completude de campos críticos, duplicidade, validade (formato e fonte oficial), padronização da descrição e consistência. Atualidade entra quando a empresa já tem rotina de revisão. Exatidão, no sentido de conferir com a realidade física, exige ir ao item ou ao fornecedor e geralmente fica para amostras pontuais.

Qual meta de qualidade é aceitável?

Não existe número universal. O Government Data Quality Framework fala em dado adequado ao uso, e a meta segue essa lógica: depende do impacto do campo. Para situação cadastral de fornecedor que recebe pagamento, a tolerância tende a ser mínima. Para um campo descritivo secundário, uma meta menor pode bastar. Defina a meta por campo crítico, com o dono do processo, depois de ter a linha de base.

Como contar duplicidade quando a descrição é diferente?

Não compare só o texto da descrição. Busque por atributos que identificam o item: fabricante e part number, características técnicas, unidade de medida e classe. Registros que coincidem nesses atributos formam um grupo suspeito, mesmo com descrições diferentes. Depois, conte registros nos grupos (não pares) e confirme uma amostra para calibrar a regra.

Com que frequência devo medir de novo depois do saneamento?

Meça logo depois da entrega do saneamento, com as mesmas regras, janela e critérios da linha de base, para comparar maçã com maçã. Depois, transforme os indicadores em rotina de governança, com periodicidade definida pela empresa, para ver se a qualidade se mantém ou se o cadastro volta a degradar.

Indicador de qualidade de cadastro é a mesma coisa que KPI de desempenho de fornecedor?

Não. O KPI de desempenho mede como o fornecedor entrega: prazo, qualidade do produto, atendimento. O indicador de qualidade de cadastro mede se o registro do fornecedor está completo, válido, consistente e sem duplicidade. Um fornecedor pode entregar muito bem e ter cadastro com CNPJ em situação que não confere, e o contrário também acontece.

Como a 4MDG pode ajudar

Se a sua empresa sabe que o cadastro tem problema mas ainda não tem número, o primeiro passo é o diagnóstico. Ele é a etapa inicial das cinco do nosso saneamento de dados mestres (diagnóstico, padronização, deduplicação, validação e enriquecimento, governança contínua).

• O diagnóstico gratuito usa um recorte real da base de materiais, fornecedores e clientes, sem instalar nada, em poucos dias.
• Ele entrega índice de duplicidade com exemplos de grupos, completude por atributo, conformidade cadastral conferida na fonte pública, qualidade da descrição, estimativa de ganho e recomendação de caminho.
• O material fica com a empresa, independente de contratação.

Você pode pedir o diagnóstico, e a equipe avalia a aplicabilidade para o seu caso, ou falar com a gente.

Fontes

• Government Data Quality Hub (Governo do Reino Unido). The Government Data Quality Framework. https://www.gov.uk/government/publications/the-government-data-quality-framework/the-government-data-quality-framework. Acesso em 05/10/2026.
• Receita Federal. CNPJ (orientação tributária, cadastros). https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/cadastros/cnpj. Acesso em 05/10/2026.