Como descrever materiais no cadastro: estrutura, regras e exemplo

Para descrever um material no cadastro, comece pelo nome do item no singular, acrescente o qualificador que diz o tipo e depois os atributos na ordem definida para a família, com a unidade escrita sempre do mesmo jeito. Marca, part number e aplicação ficam em campos próprios, fora do nome. E a regra vale para todo mundo que cadastra, não só para quem escreveu o padrão.

"Preciso daquela válvula da linha de água, igual à da semana passada." A requisição chega assim na central de cadastro. O analista pesquisa "válvula" e volta uma lista enorme. Pesquisa "valv" e aparece outra. Pesquisa "registro" e aparece mais uma. Sem achar, ele cria um item novo, copiando o texto do orçamento do fornecedor.

Essa cena se repete em muita empresa. Ninguém fez nada errado de propósito: cada pessoa escreveu a descrição do jeito que achava certo. O resultado é um catálogo em que o mesmo item tem três nomes e ninguém confia na busca. Como identificar esses repetidos é assunto de outro texto, sobre materiais duplicados. Aqui o foco é a origem: como escrever a descrição para que ela saia igual, não importa quem cadastre.

O que é uma descrição padronizada de material?

É uma descrição montada sempre na mesma estrutura, a partir de um modelo da família do item. O modelo diz quais informações aquele tipo de material precisa ter, em que ordem elas entram e como cada uma é escrita.

A ideia não é nova. A ECCMA (Electronic Commerce Code Management Association) mantém um repositório de templates de catalogação, também chamados de guias de identificação, e explica que esses templates definem as características necessárias para descrever uma classe de produtos, materiais, itens ou serviços, e podem dizer quais propriedades são obrigatórias ou opcionais.

Esse conjunto de regras, com os modelos por família, é o que se chama de padrão descritivo de materiais, ou PDM de materiais. A descrição é o resultado visível dele.

Qual é a estrutura de uma boa descrição de material?

A estrutura que eu recomendo tem quatro partes, sempre na mesma ordem. Ela não é uma norma oficial; é a prática de catalogação que usamos na 4MDG e que facilita busca, leitura e comparação.

Passo 1: o substantivo, no singular

A primeira palavra diz o que o item é: válvula, parafuso, luva, filtro. Sempre no singular, porque cada código representa uma unidade do item, não um lote. Escolha um termo só para cada coisa. Se a empresa decidiu "válvula", "registro" deixa de ser nome de item.

Passo 2: o qualificador, que diz o tipo

Logo depois vem a palavra que separa aquele item dos outros do mesmo substantivo: válvula esfera, válvula gaveta, parafuso sextavado, luva nitrílica. Substantivo e qualificador juntos formam o nome que define a família.

Passo 3: os atributos, na ordem do modelo da família

Material, dimensão, conexão, norma, acabamento. Quem diz quais atributos entram e em que ordem é o modelo da família, não o analista. A ordem fixa faz com que duas descrições do mesmo tipo de item fiquem lado a lado na lista e sejam comparadas de olho.

Passo 4: a unidade, escrita sempre igual

Medidas com o mesmo símbolo em todo o catálogo: se o padrão diz "mm", não vale "MM", "mil" ou "milim". O mesmo vale para polegada e para a unidade de fornecimento, quando o padrão pede que ela apareça na descrição.

Elemento da descrição	O que vai	Erro comum
Substantivo	O nome do item, no singular, com um termo único por coisa	Plural, sinônimo ("registro" e "válvula" para o mesmo item) ou abreviação livre
Qualificador	O tipo que separa o item dos outros do mesmo substantivo	Ficar no fim do texto ou ser esquecido
Atributos	As características do modelo da família, na ordem definida	Ordem diferente a cada cadastro, atributo obrigatório faltando
Unidade	Símbolo padronizado para medidas e, se o padrão pedir, a unidade de fornecimento	Mesma medida escrita de três jeitos
Fora do nome	Marca, part number e aplicação, em campos próprios	Texto do orçamento do fornecedor colado na descrição

Quais regras de escrita evitam descrições diferentes para o mesmo item?

A estrutura resolve a ordem. As regras de escrita resolvem o resto. Uma boa referência pública é o "Manual de Boas Práticas" do Catálogo Eletrônico de Materiais e Serviços do Estado do Paraná (e-CAT), publicado pelo Departamento de Logística para Contratações Públicas do governo do Paraná. É um manual de compras públicas de um estado, não uma norma obrigatória para empresas, mas as regras de redação servem para qualquer catálogo:

• Evitar descrição no plural.
• Usar caixa baixa, com caixa alta só para siglas.
• Incluir a unidade de medida na descrição.
• Evitar palavras estrangeiras, salvo exceções.
• Evitar gírias e regionalismos (o manual cita "jerico" no lugar de trator).
• Não copiar a descrição do fornecedor ou do orçamento; partir de um item parecido que já exista no catálogo.

A essas regras eu acrescento duas, que vêm da rotina de cadastro:

• Abreviação só da lista controlada. Se "inox" é a forma aprovada, ninguém escreve "inx" nem "aço inoxidável" por extenso em outro item.
• Uma convenção de caixa para o catálogo inteiro. O manual do Paraná prefere caixa baixa. Há empresas que usam tudo em maiúsculas por causa do ERP. O que não pode é misturar.

Onde ficam marca, part number e aplicação?

Fora do nome. O manual do Paraná não permite direcionar marca na descrição, salvo exceções justificadas, como peças de reposição específicas. Para empresa privada a lógica é parecida: a descrição diz o que o item é; quem fabrica é outra informação.

• Marca e fabricante: campo próprio de fabricante.
• Part number: campo de número de peça do fabricante, que pode ter mais de um valor para o mesmo item.
• Aplicação (onde o item é usado): texto complementar ou campo de aplicação, nunca no nome.

Quando a marca entra no nome, o mesmo item ganha um código por fornecedor. Quando a aplicação entra, ganha um código por equipamento. Foi isso que aconteceu no erro comum no cadastro de rolamento.

Quem define e aprova o padrão?

A central de cadastro escreve o padrão junto com quem usa o item: manutenção, engenharia, compras e almoxarifado. A aprovação fica com a área responsável pela governança de dados mestres. Mudança no padrão entra por solicitação, com versão e data, para que a regra de hoje não contradiga a de ontem sem registro.

O que conferir antes de salvar o cadastro?

• O substantivo está no singular e é o termo aprovado para aquela coisa?
• O qualificador vem logo depois do substantivo?
• Os atributos seguem o modelo da família, na ordem certa?
• Todos os atributos obrigatórios estão preenchidos?
• As unidades usam o símbolo padrão?
• As abreviações estão na lista controlada?
• A convenção de caixa é a do catálogo?
• Marca, part number e aplicação estão nos campos próprios, e não no nome?
• Não há gíria, regionalismo nem texto copiado do orçamento?
• Você pesquisou por características antes de criar, e não achou item igual?

Como fica uma descrição antes e depois?

Exemplo hipotético, criado só para ilustrar a estrutura. Marca e código são fictícios.

Três requisições pedem o mesmo item e chegam ao catálogo assim:

• "VALV.ESF.1/2 INOX MARCA X REF 4471 P/ LINHA AGUA CALDEIRA"
• "Válvulas de esfera 1/2" aço inox tripartida"
• "registro esfera inx meia pol alavanca"

Com a estrutura e as regras, o item passa a ter uma descrição só:

válvula esfera, corpo tripartido, aço inox 316, rosca BSP, 1/2 pol, acionamento alavanca, un

E as outras informações vão para os seus campos: fabricante "Marca X", número de peça "4471", aplicação "linha de água da caldeira". Quem procurar por "válvula esfera" acha o item. Quem procurar pelo part number também.

Por onde começar?

1. Escolha as famílias que mais recebem pedido de cadastro novo e comece por elas.
2. Defina o substantivo e os qualificadores aceitos em cada família, com quem usa o item.
3. Monte o modelo de cada família: atributos, ordem e quais são obrigatórios. A página de padrão descritivo de materiais mostra como esse trabalho é organizado.
4. Publique a lista de abreviações e unidades aprovadas.
5. Aplique a regra na entrada: todo cadastro novo segue o padrão a partir de hoje.
6. Planeje a base antiga em ondas, começando pelo que tem mais uso e mais risco, como explicado em saneamento por curva ABC.

Perguntas frequentes

Posso abreviar palavras na descrição do material?

Pode, desde que a abreviação esteja numa lista controlada e seja usada do mesmo jeito em todo o catálogo. Abreviação livre, em que cada analista cria a sua, é uma das causas mais comuns de descrições diferentes para o mesmo item.

A marca do fabricante entra na descrição?

Não. A marca vai para o campo de fabricante e o part number para o campo de número de peça. A descrição diz o que o item é. Assim o mesmo item pode ter mais de um fabricante aprovado sem ganhar um código novo para cada um.

Quem pode incluir um substantivo ou qualificador novo no padrão?

Qualquer pessoa pode pedir, mas quem inclui é a central de cadastro, depois de avaliar o pedido com as áreas que usam o item. A inclusão passa pela aprovação da área responsável pela governança de dados mestres e entra no padrão com versão e data.

Preciso reescrever a base inteira de uma vez?

Não. Comece aplicando o padrão em todo cadastro novo e trate a base existente em ondas, por família e por uso. Reescrever tudo de uma vez costuma consumir tempo em item que nem deveria continuar ativo.

Em empresa multinacional, a descrição fica em português ou em inglês?

Defina um idioma de referência para o padrão e mantenha as traduções como textos ligados ao mesmo item, cada uma seguindo a mesma estrutura. O que não funciona é misturar idiomas dentro da mesma descrição.

Como a 4MDG pode ajudar

Na 4MDG, o PDM de materiais descreve cada item de forma única e estruturada, com taxonomia e templates por família definidos com quem usa o catálogo, descrições montadas campo a campo e deduplicação com IA e aprovação humana. Quando a regra precisa chegar à base que já existe, entra o saneamento de cadastro de materiais. Se quiser saber quantas descrições do seu catálogo estão fora do padrão, peça um diagnóstico pela consultoria e diagnóstico ou fale com a gente pelo contato.

Fontes

• Governo do Estado do Paraná, Departamento de Logística para Contratações Públicas (DECON), "Manual de Boas Práticas, Catálogo Eletrônico de Materiais e Serviços do Estado do Paraná (e-CAT)", https://www.administracao.pr.gov.br/sites/default/arquivos_restritos/files/documento/2023-09/manual_de_boas_praticas_-_dcat_finalizado_0.pdf, acesso em 19/10/2026.
• ECCMA, Electronic Commerce Code Management Association, "F&Q", https://eccma.org/?p=12316, acesso em 19/10/2026.