Cómo describir materiales en el maestro: estructura, reglas y ejemplo

Para describir un material en el maestro, empiece por el nombre del artículo en singular, agregue el calificador que indica el tipo y después los atributos en el orden definido para la familia, con la unidad escrita siempre de la misma forma. Marca, número de parte y aplicación van en campos propios, fuera del nombre. Y la regla vale para todos los que dan de alta materiales, no solo para quien escribió el estándar.

"Necesito la válvula de la línea de agua, igual a la de la semana pasada." Así llega la solicitud al equipo de datos maestros. El analista busca "válvula" y aparece una lista enorme. Busca "valv" y aparece otra. Busca "llave de paso" y aparecen algunas más. Como no la encuentra, crea un artículo nuevo copiando el texto de la cotización del proveedor.

Esta escena se repite en muchas empresas. Nadie se equivocó a propósito: cada persona escribió la descripción como le pareció correcto. El resultado es un catálogo en el que el mismo artículo tiene tres nombres y nadie confía en la búsqueda. Cómo encontrar esos repetidos es tema de otro artículo sobre materiales duplicados. Aquí el foco es el origen: cómo escribir la descripción para que salga igual, sin importar quién registre el artículo.

¿Qué es una descripción estandarizada de material?

Es una descripción que siempre se arma con la misma estructura, a partir de una plantilla de la familia del artículo. La plantilla indica qué información necesita ese tipo de material, en qué orden aparece y cómo se escribe cada dato.

La idea no es nueva. La ECCMA (Electronic Commerce Code Management Association) mantiene un repositorio de plantillas de catalogación, también llamadas guías de identificación, y explica que esas plantillas definen las características necesarias para describir una clase de productos, materiales, artículos o servicios, y pueden indicar qué propiedades son obligatorias u opcionales.

Ese conjunto de reglas, con una plantilla por familia, es lo que se llama estándar descriptivo de materiales, o PDM de materiales. La descripción es su resultado visible.

¿Cuál es la estructura de una buena descripción de material?

La estructura que recomiendo tiene cuatro partes, siempre en el mismo orden. No es una norma oficial; es la práctica de catalogación que usamos en 4MDG y que facilita buscar, leer y comparar.

Paso 1: el sustantivo, en singular

La primera palabra dice qué es el artículo: válvula, tornillo, guante, filtro. Siempre en singular, porque cada código representa una unidad del artículo, no un lote. Elija un solo término para cada cosa. Si la empresa decidió "válvula", "llave de paso" deja de ser nombre de artículo.

Paso 2: el calificador, que indica el tipo

Justo después viene la palabra que separa ese artículo de otros con el mismo sustantivo: válvula de bola, válvula de compuerta, tornillo hexagonal, guante de nitrilo. Sustantivo y calificador juntos forman el nombre que define la familia.

Paso 3: los atributos, en el orden de la plantilla de la familia

Material, dimensión, conexión, norma, acabado. Quien decide qué atributos entran y en qué orden es la plantilla de la familia, no el analista. Con un orden fijo, dos descripciones del mismo tipo de artículo quedan una al lado de la otra en la lista y se pueden comparar a simple vista.

Paso 4: la unidad, escrita siempre igual

Las medidas usan el mismo símbolo en todo el catálogo: si el estándar dice "mm", no valen "MM", "mil" ni "milim". Lo mismo para pulgadas y para la unidad de suministro, cuando el estándar pide que aparezca en la descripción.

Elemento de la descripción	Qué va	Error común
Sustantivo	El nombre del artículo, en singular, con un término único por cosa	Plural, sinónimos ("llave de paso" y "válvula" para el mismo artículo) o abreviaturas improvisadas
Calificador	El tipo que separa el artículo de otros con el mismo sustantivo	Quedar al final del texto o no aparecer
Atributos	Las características de la plantilla de la familia, en el orden definido	Orden distinto en cada alta, atributo obligatorio vacío
Unidad	Símbolo estándar para las medidas y, si el estándar lo pide, la unidad de suministro	La misma medida escrita de tres maneras
Fuera del nombre	Marca, número de parte y aplicación, en campos propios	Texto de la cotización del proveedor pegado en la descripción

¿Qué reglas de redacción evitan descripciones distintas para el mismo artículo?

La estructura resuelve el orden. Las reglas de redacción resuelven el resto. Una buena referencia pública viene de Brasil: el "Manual de Boas Práticas" (manual de buenas prácticas) del catálogo electrónico de materiales y servicios del Estado de Paraná, conocido como e-CAT, publicado por el departamento de logística para contrataciones públicas del gobierno de ese estado. Es un manual de compras públicas de un estado brasileño, no una norma obligatoria para empresas, pero sus reglas de redacción sirven para cualquier catálogo:

• Evitar descripciones en plural.
• Usar minúsculas, con mayúsculas solo para siglas.
• Incluir la unidad de medida en la descripción.
• Evitar palabras extranjeras, salvo excepciones.
• Evitar jergas y regionalismos (el manual menciona un apodo regional usado para el tractor).
• No copiar la descripción del proveedor o de la cotización; partir de un artículo parecido que ya exista en el catálogo.

A esas reglas agrego dos que vienen del trabajo diario con datos maestros:

• Abreviaturas solo de una lista controlada. Si "inox" es la forma aprobada, nadie escribe "inx" ni "acero inoxidable" completo en otro artículo.
• Una sola convención de mayúsculas y minúsculas para todo el catálogo. El manual de Paraná prefiere minúsculas. Hay empresas que usan todo en mayúsculas por su ERP. Lo que no funciona es mezclar.

¿Dónde van la marca, el número de parte y la aplicación?

Fuera del nombre. El manual de Paraná no permite dirigir la compra a una marca en la descripción, salvo excepciones justificadas, como repuestos específicos. Para una empresa privada la lógica es parecida: la descripción dice qué es el artículo; quién lo fabrica es otra información.

• Marca y fabricante: campo propio de fabricante.
• Número de parte: campo de número de parte del fabricante, que puede tener más de un valor para el mismo artículo.
• Aplicación (dónde se usa el artículo): texto complementario o campo de aplicación, nunca en el nombre.

Cuando la marca entra en el nombre, el mismo artículo recibe un código por proveedor. Cuando entra la aplicación, recibe un código por equipo. Es justo el error que mucha gente comete al registrar rodamientos.

¿Quién define y aprueba el estándar?

El equipo de datos maestros escribe el estándar junto con quienes usan el artículo: mantenimiento, ingeniería, compras y almacén. La aprobación queda en el área responsable de la gobernanza de datos maestros. Los cambios en el estándar entran por solicitud, con versión y fecha, para que la regla de hoy no contradiga la de ayer sin registro.

¿Qué revisar antes de guardar el registro?

• ¿El sustantivo está en singular y es el término aprobado para esa cosa?
• ¿El calificador viene justo después del sustantivo?
• ¿Los atributos siguen la plantilla de la familia, en el orden correcto?
• ¿Todos los atributos obligatorios están completos?
• ¿Las unidades usan el símbolo estándar?
• ¿Las abreviaturas están en la lista controlada?
• ¿Las mayúsculas y minúsculas siguen la convención del catálogo?
• ¿Marca, número de parte y aplicación están en sus campos, y no en el nombre?
• ¿El texto está libre de jerga, regionalismos y texto copiado de la cotización?
• ¿Buscó por características antes de crear y no encontró un artículo igual?

¿Cómo queda una descripción antes y después?

Ejemplo hipotético, creado solo para ilustrar la estructura. Marca y código son ficticios.

Tres solicitudes piden el mismo artículo y llegan al catálogo así:

• "VALV.BOLA 1/2 INOX MARCA X REF 4471 P/ LINEA AGUA CALDERA"
• "Válvulas de bola 1/2" acero inox tripartita"
• "llave de paso bola inx media pulg palanca"

Con la estructura y las reglas, el artículo pasa a tener una sola descripción:

válvula de bola, cuerpo tripartito, acero inox 316, rosca BSP, 1/2 pulg, accionamiento por palanca, ud

La otra información va a sus campos: fabricante "Marca X", número de parte "4471", aplicación "línea de agua de la caldera". Quien busque "válvula de bola" encuentra el artículo. Quien busque por número de parte, también.

¿Por dónde empezar?

1. Elija las familias que reciben más solicitudes de alta y empiece por ellas.
2. Defina el sustantivo y los calificadores aceptados en cada familia, junto con quienes usan los artículos.
3. Arme la plantilla de cada familia: atributos, orden y cuáles son obligatorios. La página del estándar descriptivo de materiales muestra cómo se organiza ese trabajo.
4. Publique la lista de abreviaturas y unidades aprobadas.
5. Aplique la regla en la entrada: toda alta nueva sigue el estándar desde hoy.
6. Planifique la base existente por olas, empezando por lo que tiene más uso y más riesgo, como se explica en cómo priorizar el saneamiento con la curva ABC.

Preguntas frecuentes

¿Puedo abreviar palabras en la descripción del material?

Sí, siempre que la abreviatura esté en una lista controlada y se use igual en todo el catálogo. Las abreviaturas improvisadas, en las que cada analista crea la suya, son una de las causas más comunes de descripciones distintas para el mismo artículo.

¿La marca del fabricante va en la descripción?

No. La marca va en el campo de fabricante y el número de parte en su propio campo. La descripción dice qué es el artículo. Así el mismo artículo puede tener más de un fabricante aprobado sin recibir un código nuevo por cada uno.

¿Quién puede incluir un sustantivo o calificador nuevo en el estándar?

Cualquier persona puede solicitarlo, pero quien lo incluye es el equipo de datos maestros, después de evaluar la solicitud con las áreas que usan el artículo. La inclusión pasa por la aprobación del área responsable de la gobernanza de datos maestros y entra en el estándar con versión y fecha.

¿Tengo que reescribir toda la base de una vez?

No. Empiece aplicando el estándar en cada alta nueva y trate la base existente por olas, por familia y por uso. Reescribir todo de una vez suele consumir tiempo en artículos que ni siquiera deberían seguir activos.

En una empresa multinacional, ¿la descripción va en español o en inglés?

Defina un idioma de referencia para el estándar y mantenga las traducciones como textos vinculados al mismo artículo, cada una con la misma estructura. Lo que no funciona es mezclar idiomas dentro de una misma descripción.

Cómo 4MDG puede ayudar

En 4MDG, el PDM de materiales describe cada artículo de forma única y estructurada, con una taxonomía y plantillas por familia definidas junto con quienes usan el catálogo, descripciones armadas campo por campo y deduplicación con IA y aprobación humana. Cuando la regla tiene que llegar a la base que ya existe, entra el saneamiento del maestro de materiales. Si quiere saber cuántas descripciones de su catálogo están fuera del estándar, solicite un diagnóstico en consultoría y diagnóstico o escríbanos desde la página de contacto.

Fuentes

• Gobierno del Estado de Paraná (Brasil), Departamento de Logística para Contrataciones Públicas (DECON), "Manual de Boas Práticas, Catálogo Eletrônico de Materiais e Serviços do Estado do Paraná (e-CAT)" (manual de buenas prácticas del catálogo electrónico de materiales y servicios del Estado de Paraná), https://www.administracao.pr.gov.br/sites/default/arquivos_restritos/files/documento/2023-09/manual_de_boas_praticas_-_dcat_finalizado_0.pdf, consultado el 19/10/2026.
• ECCMA, Electronic Commerce Code Management Association, "F&Q", https://eccma.org/?p=12316, consultado el 19/10/2026.