Padronização descritiva de serviços: como descrever um serviço novo

Padronização descritiva de serviços (PDS) é descrever um serviço novo a partir de atributos definidos por família (natureza, objeto, escopo, unidade de medição, periodicidade, tipo de local e nível de serviço), e não de texto livre. A descrição curta e a longa saem desses atributos por uma regra fixa. O que muda a cada contratação (endereço, datas, preço) fica no contrato ou no pedido, não no cadastro.

Uma cena comum: o solicitante abre o pedido de cadastro e escreve "serviço de manutenção do ar da sede, conforme proposta". O cadastrista não sabe se é preventiva ou corretiva, quantos equipamentos são, se a troca de peças está incluída nem como o serviço será medido. Ele cria o código mesmo assim, porque a compra está parada.

Seis meses depois, outra área pede "manut. preventiva ar condicionado split" e ninguém encontra o primeiro código, porque a busca não acha uma palavra que não foi escrita igual. A padronização descritiva existe para que o serviço nasça descrito do mesmo jeito, por qualquer pessoa, em qualquer unidade da empresa.

O que é padronização descritiva de serviços?

Na definição da página de PDS da 4MDG, PDS é aplicar ao catálogo de serviços a mesma disciplina do PDM (padrão descritivo de materiais): taxonomia por família, template de atributos, descrição gerada por regra, deduplicação e classificação fiscal. Cada família de serviço tem seus próprios atributos, como escopo, especialidade, unidade de medição, periodicidade, local e SLA, e o template garante que nome curto, descrição longa e escopo saiam sempre no mesmo formato.

O setor público tem uma referência aberta para isso. O Catálogo de Serviços (CATSER), do SIASG, é a base que identifica os serviços contratados pela administração pública federal. Segundo o Manual CATSER e CATMAT do Compras.gov.br, os serviços do CATSER são agrupados por um código CPC, um código hierárquico baseado na Central Product Classification (CPC) da ONU, adaptada pelo SIASG, e o catálogo mantém uma tabela de apoio com as unidades de medida de serviço. Ou seja: classificação hierárquica e unidade de medida controlada são a base do catálogo federal.

Não confunda o CATSER com o Catálogo Eletrônico de Padronização do PNCP. Segundo as perguntas frequentes do próprio portal, esse catálogo padroniza documentos da fase interna da licitação (anteprojeto, termo de referência, projeto básico, minutas) e não é o CATMAT/CATSER.

O que um serviço precisa ter para ser descrito, e não narrado?

Um serviço não tem peso, cor nem número de peça. Ele é definido pelo que se faz, sobre o quê, até onde e como se mede. Os atributos que costumam definir um serviço são estes:

• Natureza (o verbo, em forma de substantivo): manutenção preventiva, reparação, instalação, limpeza, locação, consultoria, calibração.
• Objeto: sobre o que o serviço é prestado (ar-condicionado split, área administrativa, balança industrial).
• Especialidade: quando a mesma natureza exige profissionais diferentes (elétrica, mecânica, refrigeração).
• Escopo incluído e excluído: o que está dentro do preço e o que não está. "Inclui limpeza de filtros; não inclui peças" evita discussão na medição.
• Unidade de medição: como o serviço é medido e pago.
• Periodicidade: com que frequência o serviço acontece, quando ele é recorrente.
• Tipo de local: escritório, planta industrial, área externa. O endereço específico vai no contrato.
• Nível de serviço: prazo de atendimento ou janela de execução, quando ele muda o serviço comprado.

Nem toda família usa todos. Calibração quase sempre pede a grandeza e a faixa do instrumento; limpeza pede a área e o tipo de piso. Por isso o template é por família, e não um formulário único para todos os serviços.

O que vai no cadastro e o que fica no contrato ou no pedido?

A regra que ajuda a decidir: se o dado muda a cada contratação do mesmo serviço, ele não define o serviço. Vai para o contrato ou para o pedido. Se dois fornecedores diferentes podem prestar exatamente aquilo, o código do serviço é o mesmo.

Atributo	Para que serve	Exemplo	Onde fica	Quem define
Natureza	Separar serviços diferentes que usam palavras parecidas	MANUTENCAO PREVENTIVA	Cadastro	Governança de dados, com a área técnica
Objeto	Dizer sobre o que o serviço é prestado	AR CONDICIONADO SPLIT	Cadastro	Área técnica
Escopo incluído e excluído	Evitar dúvida na medição e no aceite	Inclui limpeza de filtros; não inclui peças	Cadastro (escopo padrão); exceções no contrato	Área técnica e compras
Unidade de medição	Medir e pagar do mesmo jeito em todos os pedidos	Unidade (equipamento atendido)	Cadastro	Compras, com a área técnica
Periodicidade	Diferenciar serviço recorrente de serviço eventual	Mensal	Cadastro, quando define o serviço; calendário no contrato	Área técnica
Tipo de local	Separar serviços com exigências diferentes	Edificação administrativa	Cadastro	Área técnica
Local específico	Dizer onde executar	Endereço da unidade, andar, prédio	Contrato ou pedido	Solicitante
Nível de serviço	Diferenciar atendimento programado de emergencial	Janela programada	Cadastro, se muda o serviço; prazos e multas no contrato	Área técnica e contratos
Preço, quantidade, datas	Executar e pagar aquela contratação	Valor por equipamento, vigência	Contrato ou pedido	Compras e contratos
NBS	Classificação fiscal do serviço	Código de nove dígitos	Cadastro, como atributo conferido	Fiscal

Como montar a descrição curta e a longa a partir dos atributos?

1. Defina a ordem dos atributos por família

A descrição curta segue sempre a mesma sequência: natureza, objeto, atributo que diferencia, periodicidade. Quem lê o relatório de compras reconhece o serviço sem abrir o cadastro. A lógica é parecida com a de descrever materiais no cadastro, com uma diferença: no serviço, a primeira palavra é a ação, escrita como substantivo (MANUTENCAO, LIMPEZA, CALIBRACAO), e não um objeto físico.

2. Use uma lista controlada de abreviações

Se o campo curto do ERP não comporta o texto inteiro, abrevie sempre do mesmo jeito: MANUT para manutenção, PREV para preventiva, CORR para corretiva. A lista é única para a empresa. Abreviação criada na hora pelo cadastrista é o que impede a busca de encontrar o serviço depois.

3. Respeite o limite de caracteres do seu ERP

Cada ERP tem um tamanho para o texto curto. A regra de montagem precisa caber nele sem cortar o atributo que diferencia o serviço. Muitos ERPs separam campos: a documentação do cadastro de serviços do ERP da Senior, por exemplo, traz descrição, descrição para nota fiscal, complemento, família, unidade de medida e código NBS em campos distintos. Use essa separação a seu favor: o texto curto identifica, o texto longo detalha.

4. Gere a descrição longa a partir dos mesmos atributos

A descrição longa repete os atributos por extenso e acrescenta o escopo incluído e excluído. Ela não é um campo para colar a proposta do fornecedor. Proposta é documento do contrato.

5. Não deixe o solicitante escrever texto livre

O solicitante escolhe a família e preenche os atributos em listas. A descrição sai da regra. Texto livre fica, no máximo, como observação para o cadastrista avaliar.

Como escolher a unidade de medição do serviço?

A unidade precisa refletir como o serviço é medido e pago. Se o fornecedor recebe por hora trabalhada, a unidade é hora. Se recebe por área limpa, é metro quadrado. Se recebe um valor fixo mensal, é mês. Se recebe por equipamento atendido, é unidade. Se recebe um valor fechado pela entrega, é global (ou serviço).

Dois erros comuns:

• Confundir unidade com periodicidade. "Mensal" diz quando o serviço acontece. Se a medição é por equipamento, a unidade é unidade, mesmo que a visita seja mensal.
• Usar a mesma unidade genérica para tudo. Quando todo serviço é cadastrado como "SV" ou "UN" sem critério, a comparação de preço entre contratos perde o sentido, porque ninguém sabe o que foi medido.

Serviço com preço global também pode ter cadastro. O que muda é que o escopo incluído e excluído precisa estar bem escrito, porque é ele que diz o que aquele valor fechado compra.

Onde entram NBS, NCM, UNSPSC e CEST?

NBS. A Nomenclatura Brasileira de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (NBS) classifica serviços. Na versão 2.0, publicada no Anexo I da Portaria Conjunta RFB/SCS nº 1.429/2018, o código tem nove dígitos: o primeiro é 1, os seguintes indicam capítulo, posição, subposições, item e subitem. A Regra 2a dessa versão diz que, quando um serviço parece caber em duas posições, a mais específica prevalece sobre a mais genérica.

É aqui que a descrição padronizada ajuda o fiscal. Nas notas do capítulo 20 da NBS 2.0, "manutenção" é a preventiva e "reparação" é a corretiva, e a instalação de equipamentos de ar-condicionado aparece em uma posição do capítulo de serviços de construção. Se o cadastro diz só "serviço de ar-condicionado", o fiscal não tem como escolher. Se diz a natureza, ele tem. A classificação continua sendo decisão do fiscal, que também confere qual versão da NBS está vigente. Para a relação entre NBS e os novos códigos da Reforma Tributária, veja o artigo sobre cClassTrib, CST e NBS no cadastro.

NCM e CEST. NCM é a classificação de mercadoria, não de serviço. Ela aparece quando o contrato é misto e inclui fornecimento de material: o material fornecido tem seu próprio cadastro, com NCM e, quando aplicável, CEST, um atributo fiscal de mercadoria que o fiscal confere. O serviço continua com a NBS. Misturar os dois no mesmo código de serviço esconde o material da gestão de estoque e da análise fiscal.

UNSPSC. Algumas empresas usam a classificação UNSPSC para analisar gasto em compras. Se a sua empresa usa, ela entra como mais um atributo do serviço, ligado à família. Ela não substitui a NBS nem a taxonomia interna.

Como evitar criar um serviço que já existe?

Antes de criar, busque por atributo, não por palavra. Filtre pela família, pela natureza e pelo objeto, e veja o que já existe. Busca por texto falha justamente onde o cadastro antigo foi escrito de qualquer jeito.

O fluxo de solicitação precisa ter dono em cada etapa: o solicitante pede e preenche os atributos; o cadastrista confere duplicidade e aplica a regra; a área técnica valida escopo e unidade; o fiscal confere a NBS; a governança aprova a criação de família ou de atributo novo. Se a base atual já está cheia de serviços genéricos e duplicados, o trabalho é outro: comece pelo saneamento do cadastro de serviços existente e use o padrão descrito aqui para tudo que for criado daqui em diante.

Exemplo hipotético: manutenção preventiva de ar-condicionado

O exemplo abaixo é ilustrativo. Não representa um cliente nem um cadastro real.

Atributo do template	Valor escolhido
Família	Manutenção de equipamentos de climatização
Natureza	Manutenção preventiva
Objeto	Ar-condicionado split
Faixa de capacidade	Até 36.000 BTU/h
Escopo incluído	Limpeza de filtros e serpentinas, verificação de funcionamento, relatório de visita
Escopo excluído	Fornecimento de peças, recarga de gás, reparação
Unidade de medição	Unidade (equipamento atendido)
Periodicidade	Mensal
Tipo de local	Edificação administrativa
Nível de serviço	Execução em janela programada

Descrição curta gerada: MANUT PREV AR COND SPLIT ATE 36000 BTU MENSAL

Descrição longa gerada: Manutenção preventiva de ar-condicionado tipo split, capacidade até 36.000 BTU/h, periodicidade mensal, em edificação administrativa, com execução em janela programada. Inclui limpeza de filtros e serpentinas, verificação de funcionamento e relatório de visita. Não inclui fornecimento de peças, recarga de gás nem reparação. Medição por equipamento atendido.

Repare no que ficou de fora: endereço, quantidade de equipamentos, preço e vigência. Tudo isso vai no contrato. Se amanhã outra unidade contratar o mesmo serviço com outro fornecedor, o código é o mesmo. Se precisar da reparação, é outro serviço, com outra natureza e, provavelmente, outra classificação fiscal.

Por onde começar?

1. Liste as famílias de serviço que a empresa mais contrata e escolha poucas para começar.
2. Para cada família, defina o template: atributos obrigatórios, valores permitidos e a ordem de montagem da descrição curta e da longa.
3. Monte a lista de abreviações controladas e a lista de unidades de medição de serviço, com o critério de uso de cada uma.
4. Escreva a fronteira entre cadastro e contrato, com o que fica em cada lado, e combine com compras e contratos.
5. Coloque o fiscal no fluxo para conferir a NBS antes da criação do código.
6. Troque o campo de texto livre da solicitação por atributos e torne a busca por atributo obrigatória antes de criar.
7. Quando o modelo estiver de pé, conheça como a padronização do catálogo de serviços funciona em escala.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre PDS e catálogo de serviços?

O catálogo de serviços é a lista de serviços que a empresa compra, com seus códigos. A PDS é o padrão que define como cada serviço desse catálogo é descrito: família, atributos e regra de montagem da descrição. Um catálogo sem padrão descritivo cresce com códigos repetidos e descrições que ninguém consegue comparar.

Serviço com preço global, sem unidade mensurável, pode ter cadastro?

Pode. A unidade passa a ser global (ou serviço), e o escopo incluído e excluído ganha peso, porque é ele que diz o que o valor fechado compra. Se o mesmo serviço for contratado ora por hora, ora por valor fechado, vale avaliar se são de fato o mesmo serviço.

Quem aprova a criação de um código de serviço novo?

Depende do modelo de governança da empresa, mas o fluxo costuma ter um cadastrista que confere duplicidade e aplica a regra, a área técnica que valida escopo e unidade e o fiscal que confere a classificação. Família ou atributo novo deve passar pela governança de dados, porque muda o padrão para todos.

Posso usar o CATSER como base na empresa privada?

O CATSER é a base de serviços da administração pública federal, usada nas contratações do Compras.gov.br. Para uma empresa privada, ele serve como referência de organização (classificação hierárquica e unidades de medida de serviço), não como obrigação. A taxonomia da empresa deve refletir o que ela realmente contrata.

Quantos atributos uma família de serviço deve ter?

Os necessários para que dois serviços diferentes não recebam a mesma descrição, e nenhum a mais. Atributo que muda a cada contratação (endereço, data, preço) não entra. Se o solicitante deixa um atributo em branco com frequência, vale revisar se ele define mesmo o serviço.

A NBS fica no cadastro do serviço ou no pedido?

Quando o serviço está bem descrito, a classificação acompanha o serviço e pode ficar no cadastro como atributo conferido pelo fiscal, como fazem ERPs que trazem o campo NBS no cadastro de serviços. Situações específicas de uma operação são tratadas pelo fiscal no documento da operação. A decisão sobre a classificação é sempre do fiscal da empresa.

Como a 4MDG pode ajudar

A 4MDG aplica ao catálogo de serviços a mesma disciplina do PDM: taxonomia por família, template de atributos, descrição gerada por regra, deduplicação e classificação fiscal. O solicitante escolhe atributos em vez de escrever texto livre. O ADAM, IA da 4MDG, interpreta a descrição livre, propõe a descrição padronizada, sugere a classificação fiscal e mostra o serviço equivalente já cadastrado; a decisão final é do time, com trilha de auditoria. Veja como funciona na página de PDS de serviços ou peça um diagnóstico gratuito do seu catálogo de serviços, que mostra duplicidades, descrições insuficientes e dispersão de preço para o mesmo escopo. Se preferir conversar antes, fale com a gente pelo contato.

Aviso: a classificação NBS e os demais códigos fiscais (NCM, CEST e outros) são decisão do fiscal da empresa, que confere a versão vigente de cada tabela. Este texto trata de padronização de cadastro e não é parecer jurídico ou tributário.

Fontes

• Ministério da Economia, Compras.gov.br. "Manual CATSER e CATMAT", versão 1, 20/08/2020. gov.br/compras. Acesso em 09/11/2026.
• Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, PNCP. "Catálogo Eletrônico de Padronização: perguntas frequentes". gov.br/pncp. Acesso em 09/11/2026.
• Receita Federal e Secretaria de Comércio e Serviços. Portaria Conjunta RFB/SCS nº 1.429/2018, Anexo I, NBS versão 2.0 (repositório do MDIC). gov.br/mdic. Acesso em 09/11/2026.
• Senior Sistemas. Documentação Gestão Empresarial ERP 5.10.4, "F080SER: Cadastro de Serviços". documentacao.senior.com.br. Acesso em 09/11/2026.
• 4MDG. "PDS de serviços". 4mdg.com.br/pt/pds-servicos. Acesso em 09/11/2026.