Estandarización descriptiva de servicios: cómo describir uno nuevo
Cómo describir un servicio nuevo en el maestro con atributos: alcance, unidad de medida, sitio, periodicidad, NBS y qué queda en el contrato o el pedido.
La estandarización descriptiva de servicios (PDS, por su sigla en portugués) consiste en describir un servicio nuevo a partir de atributos definidos por familia (naturaleza, objeto, alcance, unidad de medida, periodicidad, tipo de sitio y nivel de servicio), y no con texto libre. La descripción corta y la larga se generan a partir de esos atributos con una regla fija. Lo que cambia en cada contratación (dirección, fechas, precio) va en el contrato o en el pedido, no en el maestro.
Una escena común: el solicitante abre la solicitud de alta y escribe "servicio de mantenimiento del aire de la sede, según cotización". El analista de datos maestros no sabe si es preventivo o correctivo, cuántos equipos incluye, si el cambio de piezas está cubierto ni cómo se va a medir el servicio. Crea el código de todos modos, porque la compra está detenida.
Seis meses después, otra área pide "mant. preventivo aire acond. split" y nadie encuentra el primer código, porque la búsqueda no halla una palabra que se escribió distinto. La estandarización descriptiva existe para que el servicio nazca descrito de la misma forma, por cualquier persona, en cualquier unidad de la empresa.
¿Qué es la estandarización descriptiva de servicios?
Según la definición de la página de PDS de 4MDG, la PDS aplica al catálogo de servicios la misma disciplina del PDM (patrón descriptivo de materiales): taxonomía por familia, plantilla de atributos, descripción generada por regla, deduplicación y clasificación fiscal. Cada familia de servicio tiene sus propios atributos, como alcance, especialidad, unidad de medida, periodicidad, sitio y SLA, y la plantilla garantiza que el nombre corto, la descripción larga y el alcance salgan siempre con el mismo formato.
El sector público de Brasil ofrece una referencia abierta. El CATSER, catálogo de servicios del SIASG (sistema de compras del gobierno federal brasileño), es la base que identifica los servicios contratados por la administración pública federal de Brasil. Según el manual de CATSER y CATMAT de Compras.gov.br (portal federal de compras públicas), los servicios del CATSER se agrupan por un código CPC, un código jerárquico basado en la Clasificación Central de Productos (CPC) de las Naciones Unidas, adaptada por el SIASG, y el catálogo mantiene una tabla de apoyo con las unidades de medida de servicio. En otras palabras: clasificación jerárquica y unidad de medida controlada son la base del catálogo federal.
No confunda el CATSER con el Catálogo Electrónico de Estandarización del PNCP, el portal nacional de contrataciones públicas de Brasil. Según las preguntas frecuentes del propio portal, ese catálogo estandariza documentos de la fase interna de la licitación (anteproyecto, términos de referencia, proyecto básico, borradores) y no es el CATMAT/CATSER.
¿Qué necesita un servicio para quedar descrito, y no narrado?
Un servicio no tiene peso, color ni número de pieza. Se define por lo que se hace, sobre qué, hasta dónde y cómo se mide. Estos son los atributos que suelen definir un servicio:
- Naturaleza (la acción, escrita como sustantivo): mantenimiento preventivo, reparación, instalación, limpieza, alquiler, consultoría, calibración.
- Objeto: sobre qué se presta el servicio (aire acondicionado split, área administrativa, balanza industrial).
- Especialidad: cuando la misma naturaleza exige profesionales distintos (eléctrica, mecánica, refrigeración).
- Alcance incluido y excluido: lo que cubre el precio y lo que no. "Incluye limpieza de filtros; no incluye piezas" evita discusiones en la medición.
- Unidad de medida: cómo se mide y se paga el servicio.
- Periodicidad: con qué frecuencia ocurre el servicio, cuando es recurrente.
- Tipo de sitio: oficina, planta industrial, área externa. La dirección específica va en el contrato.
- Nivel de servicio: plazo de atención o ventana de ejecución, cuando cambia el servicio que se compra.
No todas las familias usan todos. La calibración casi siempre requiere la magnitud y el rango del instrumento; la limpieza requiere el área y el tipo de piso. Por eso la plantilla es por familia, y no un formulario único para todos los servicios.
¿Qué va en el maestro y qué queda en el contrato o en el pedido?
Una regla que ayuda a decidir: si el dato cambia cada vez que se contrata el mismo servicio, no define el servicio. Va al contrato o al pedido. Si dos proveedores distintos pueden prestar exactamente lo mismo, el código del servicio es el mismo.
| Atributo | Para qué sirve | Ejemplo | Dónde queda | Quién lo define |
|---|---|---|---|---|
| Naturaleza | Separar servicios distintos que usan palabras parecidas | MANTENIMIENTO PREVENTIVO | Maestro | Gobierno de datos, con el área técnica |
| Objeto | Indicar sobre qué se presta el servicio | AIRE ACONDICIONADO SPLIT | Maestro | Área técnica |
| Alcance incluido y excluido | Evitar dudas en la medición y la aceptación | Incluye limpieza de filtros; no incluye piezas | Maestro (alcance estándar); excepciones en el contrato | Área técnica y compras |
| Unidad de medida | Medir y pagar igual en todos los pedidos | Unidad (equipo atendido) | Maestro | Compras, con el área técnica |
| Periodicidad | Distinguir servicio recurrente de servicio eventual | Mensual | Maestro, cuando define el servicio; calendario en el contrato | Área técnica |
| Tipo de sitio | Separar servicios con exigencias distintas | Edificio administrativo | Maestro | Área técnica |
| Sitio específico | Indicar dónde ejecutar | Dirección de la unidad, piso, edificio | Contrato o pedido | Solicitante |
| Nivel de servicio | Distinguir atención programada de atención de emergencia | Ventana programada | Maestro, si cambia el servicio; plazos y multas en el contrato | Área técnica y contratos |
| Precio, cantidad, fechas | Ejecutar y pagar esa contratación | Valor por equipo, vigencia | Contrato o pedido | Compras y contratos |
| NBS (solo Brasil) | Clasificación fiscal brasileña del servicio | Código de nueve dígitos | Maestro, como atributo verificado | Área fiscal |
¿Cómo armar la descripción corta y la larga a partir de los atributos?
1. Defina el orden de los atributos por familia
La descripción corta sigue siempre la misma secuencia: naturaleza, objeto, atributo que diferencia, periodicidad. Quien lee el informe de compras reconoce el servicio sin abrir el maestro. La lógica se parece a la de describir materiales en el maestro, con una diferencia: en el servicio, la primera palabra es la acción, escrita como sustantivo (MANTENIMIENTO, LIMPIEZA, CALIBRACION), y no un objeto físico.
2. Use una lista controlada de abreviaturas
Si el campo corto del ERP no admite el texto completo, abrevie siempre igual: MANT para mantenimiento, PREV para preventivo, CORR para correctivo. La lista es única para toda la empresa. La abreviatura inventada en el momento por el analista es justamente lo que impide encontrar el servicio después.
3. Respete el límite de caracteres de su ERP
Cada ERP tiene un tamaño fijo para el texto corto. La regla de armado debe caber en él sin cortar el atributo que diferencia el servicio. Muchos ERP separan campos: la documentación del maestro de servicios de Senior, un proveedor brasileño de ERP, presenta descripción, descripción para factura, complemento, familia, unidad de medida y código NBS en campos distintos. Aproveche esa separación: el texto corto identifica, el texto largo detalla.
4. Genere la descripción larga con los mismos atributos
La descripción larga repite los atributos completos y agrega el alcance incluido y excluido. No es un campo para pegar la propuesta del proveedor. La propuesta es un documento del contrato.
5. No deje que el solicitante escriba texto libre
El solicitante elige la familia y completa los atributos desde listas. La descripción sale de la regla. El texto libre queda, como mucho, como observación para que el analista la evalúe.
¿Cómo elegir la unidad de medida del servicio?
La unidad debe reflejar cómo se mide y se paga el servicio. Si el proveedor cobra por hora trabajada, la unidad es hora. Si cobra por área limpiada, es metro cuadrado. Si cobra un valor fijo mensual, es mes. Si cobra por equipo atendido, es unidad. Si cobra un valor cerrado por la entrega, es global (o servicio).
Dos errores comunes:
- Confundir unidad con periodicidad. "Mensual" indica cuándo ocurre el servicio. Si la medición es por equipo, la unidad es unidad, aunque la visita sea mensual.
- Usar la misma unidad genérica para todo. Cuando todos los servicios se registran como "SV" o "UN" sin criterio, la comparación de precios entre contratos pierde sentido, porque nadie sabe qué se midió.
Un servicio con precio global también puede tener alta en el maestro. Lo que cambia es que el alcance incluido y excluido debe estar bien escrito, porque es lo que dice qué compra ese valor cerrado.
¿Dónde entran NBS, NCM, UNSPSC y CEST?
NBS. La NBS es la nomenclatura oficial brasileña de servicios, intangibles y otras operaciones que generan variaciones en el patrimonio (Nomenclatura Brasileira de Serviços). En la versión 2.0, publicada en el Anexo I de la Portaria Conjunta RFB/SCS nº 1.429/2018 (resolución conjunta de la Receita Federal y la Secretaría de Comercio y Servicios de Brasil), el código tiene nueve dígitos: el primero es 1, y los siguientes indican capítulo, partida, subpartidas, ítem y subítem. La Regla 2a de esa versión establece que, cuando un servicio parece encajar en dos partidas, la más específica prevalece sobre la más genérica.
Aquí la descripción estandarizada ayuda al área fiscal. En las notas del capítulo 20 de la NBS 2.0, "mantenimiento" es el preventivo y "reparación" es el correctivo, y la instalación de equipos de aire acondicionado aparece en una partida del capítulo de servicios de construcción. Si el maestro dice solo "servicio de aire acondicionado", el área fiscal no tiene cómo elegir. Si indica la naturaleza, sí. La clasificación sigue siendo decisión del área fiscal, que además verifica qué versión de la NBS está vigente. La NBS solo aplica a operaciones en Brasil.
NCM y CEST. La NCM es la clasificación brasileña de mercancías, no de servicios. Aparece cuando el contrato es mixto e incluye suministro de material: el material suministrado tiene su propio maestro, con su NCM y, cuando corresponda, su CEST, un atributo fiscal brasileño de mercancías que verifica el área fiscal. El servicio mantiene su NBS. Mezclar ambos en un mismo código de servicio oculta el material a la gestión de inventario y al análisis fiscal.
UNSPSC. Algunas empresas usan la clasificación UNSPSC para analizar el gasto en compras. Si su empresa la usa, entra como un atributo más del servicio, vinculado a la familia. No reemplaza a la NBS ni a la taxonomía interna.
¿Cómo evitar crear un servicio que ya existe?
Antes de crear, busque por atributo, no por palabra. Filtre por familia, naturaleza y objeto, y revise lo que ya existe. La búsqueda por texto falla justamente donde los registros antiguos se escribieron de cualquier manera.
El flujo de solicitud necesita un responsable en cada etapa: el solicitante pide y completa los atributos; el analista verifica duplicados y aplica la regla; el área técnica valida alcance y unidad; el área fiscal verifica la clasificación; el gobierno de datos aprueba cualquier familia o atributo nuevo. Si la base actual ya está llena de servicios genéricos y duplicados, el trabajo es otro: empiece por el saneamiento del maestro de servicios existente y aplique el estándar descrito aquí a todo lo que se cree de ahora en adelante.
Ejemplo hipotético: mantenimiento preventivo de aire acondicionado
El ejemplo siguiente es ilustrativo. No representa a un cliente ni un registro real.
| Atributo de la plantilla | Valor elegido |
|---|---|
| Familia | Mantenimiento de equipos de climatización |
| Naturaleza | Mantenimiento preventivo |
| Objeto | Aire acondicionado split |
| Rango de capacidad | Hasta 36.000 BTU/h |
| Alcance incluido | Limpieza de filtros y serpentines, verificación de funcionamiento, informe de visita |
| Alcance excluido | Suministro de piezas, recarga de gas, reparación |
| Unidad de medida | Unidad (equipo atendido) |
| Periodicidad | Mensual |
| Tipo de sitio | Edificio administrativo |
| Nivel de servicio | Ejecución en ventana programada |
Descripción corta generada: MANT PREV AIRE ACOND SPLIT HASTA 36000 BTU MENSUAL
Descripción larga generada: Mantenimiento preventivo de aire acondicionado tipo split, capacidad hasta 36.000 BTU/h, periodicidad mensual, en edificio administrativo, con ejecución en ventana programada. Incluye limpieza de filtros y serpentines, verificación de funcionamiento e informe de visita. No incluye suministro de piezas, recarga de gas ni reparación. Medición por equipo atendido.
Observe lo que quedó afuera: dirección, cantidad de equipos, precio y vigencia. Todo eso va en el contrato. Si mañana otra unidad contrata el mismo servicio con otro proveedor, el código es el mismo. Si necesita la reparación, es otro servicio, con otra naturaleza y, probablemente, otra clasificación fiscal.
¿Por dónde empezar?
- Liste las familias de servicio que la empresa más contrata y elija pocas para empezar.
- Para cada familia, defina la plantilla: atributos obligatorios, valores permitidos y el orden de armado de la descripción corta y la larga.
- Arme la lista de abreviaturas controladas y la lista de unidades de medida de servicio, con el criterio de uso de cada una.
- Escriba la frontera entre maestro y contrato, con lo que queda de cada lado, y acuérdela con compras y contratos.
- Incluya al área fiscal en el flujo para verificar la clasificación antes de crear el código.
- Reemplace el campo de texto libre de la solicitud por atributos y haga obligatoria la búsqueda por atributo antes de crear.
- Cuando el modelo esté en pie, conozca cómo funciona la estandarización del catálogo de servicios a escala.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre PDS y catálogo de servicios?
El catálogo de servicios es la lista de servicios que la empresa compra, con sus códigos. La PDS es el estándar que define cómo se describe cada servicio de ese catálogo: familia, atributos y regla de armado de la descripción. Un catálogo sin estándar descriptivo crece con códigos repetidos y descripciones que nadie puede comparar.
¿Un servicio con precio global, sin unidad medible, puede tener alta en el maestro?
Sí. La unidad pasa a ser global (o servicio), y el alcance incluido y excluido gana peso, porque indica qué compra el valor cerrado. Si el mismo servicio se contrata a veces por hora y a veces por valor cerrado, conviene evaluar si realmente es el mismo servicio.
¿Quién aprueba la creación de un código de servicio nuevo?
Depende del modelo de gobierno de la empresa, pero el flujo suele tener un analista que verifica duplicados y aplica la regla, un área técnica que valida alcance y unidad, y un área fiscal que verifica la clasificación. Una familia o atributo nuevo debe pasar por el gobierno de datos, porque cambia el estándar para todos.
¿Una empresa privada puede usar el CATSER como base?
El CATSER es el catálogo de servicios de la administración pública federal de Brasil, usado en las contrataciones de Compras.gov.br. Para una empresa privada, sirve como referencia de organización (clasificación jerárquica y unidades de medida de servicio), no como obligación. La taxonomía de la empresa debe reflejar lo que realmente contrata.
¿Cuántos atributos debe tener una familia de servicio?
Los necesarios para que dos servicios distintos nunca reciban la misma descripción, y ninguno más. Los atributos que cambian en cada contratación (dirección, fecha, precio) quedan fuera. Si el solicitante deja un atributo en blanco con frecuencia, conviene revisar si realmente define el servicio.
En operaciones en Brasil, ¿la NBS va en el maestro del servicio o en el pedido?
Cuando el servicio está bien descrito, la clasificación acompaña al servicio y puede quedar en el maestro como atributo verificado por el área fiscal, como hacen los ERP que incluyen un campo NBS en el maestro de servicios. Las situaciones propias de una operación las trata el área fiscal en el documento de esa operación. La decisión sobre la clasificación es siempre del área fiscal de la empresa.
Cómo 4MDG puede ayudar
4MDG aplica al catálogo de servicios la misma disciplina del PDM: taxonomía por familia, plantilla de atributos, descripción generada por regla, deduplicación y clasificación fiscal. El solicitante elige atributos en lugar de escribir texto libre. ADAM, la IA de 4MDG, interpreta la descripción libre, propone la descripción estandarizada, sugiere la clasificación fiscal y muestra el servicio equivalente ya registrado; la decisión final es del equipo, con registro de auditoría. Vea cómo funciona en la página de PDS de servicios o solicite un diagnóstico gratuito de su catálogo de servicios, que muestra duplicidades, descripciones insuficientes y dispersión de precio para el mismo alcance. Si prefiere conversar antes, use la página de contacto.
Aviso: la clasificación NBS y los demás códigos fiscales brasileños (NCM, CEST y otros) son decisión del área fiscal de la empresa, que verifica la versión vigente de cada tabla. Este texto trata sobre estandarización de datos maestros y no constituye asesoramiento jurídico ni tributario.
Fuentes
- Ministerio de Economía de Brasil, Compras.gov.br. "Manual CATSER e CATMAT" (manual de CATSER y CATMAT), versión 1, 20/08/2020. gov.br/compras. Consultado el 09/11/2026.
- Ministerio de Gestión e Innovación en Servicios Públicos de Brasil, PNCP. "Catálogo Eletrônico de Padronização: perguntas frequentes" (Catálogo Electrónico de Estandarización: preguntas frecuentes). gov.br/pncp. Consultado el 09/11/2026.
- Receita Federal y Secretaría de Comercio y Servicios de Brasil. Portaria Conjunta RFB/SCS nº 1.429/2018, Anexo I, NBS versión 2.0 (repositorio del MDIC). gov.br/mdic. Consultado el 09/11/2026.
- Senior Sistemas. Documentación Gestão Empresarial ERP 5.10.4, "F080SER: Cadastro de Serviços" (maestro de servicios). documentacao.senior.com.br. Consultado el 09/11/2026.
- 4MDG. "PDS de servicios". 4mdg.com.br/es/pds-servicos. Consultado el 09/11/2026.