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Blog · 29 de outubro de 2026 · Paulo Cordeiro

Revisão de NCM do cadastro de materiais: auditoria e quem decide

Como revisar a NCM da base de materiais com regras em lote, separar erro de dado de decisão fiscal e registrar cada troca com histórico, à luz da LC 214/2025.

Para revisar a NCM de uma base inteira de materiais, rode um conjunto de regras em lote que aponte código inválido ou extinto, uso de subposição "outros", NCM incoerente com a descrição e itens iguais com NCM diferente. O cadastro corrige o que é erro de dado e monta um dossiê para o resto. Quem decide o código é o fiscal, e cada troca fica registrada com histórico.

Imagine uma base em que o mesmo rolamento tem uma NCM numa planta e outra NCM na planta vizinha. Alguém pergunta qual está certa. O cadastro diz que foi o fiscal que passou. O fiscal diz que veio do fornecedor. No fim, ninguém sabe de onde o código saiu.

Esse tipo de achado não aparece abrindo item por item. Aparece quando você trata a NCM como trabalho de qualidade de dado mestre, com regra, consulta e fila de decisão. É disso que este artigo trata. Se você quer entender antes por que a NCM virou o gatilho da reforma no cadastro, eu expliquei em como a NCM do cadastro de materiais pesa na Reforma Tributária. Aqui o foco é outro: como fazer a revisão de NCM do cadastro de materiais em lote, dentro de um saneamento do cadastro de materiais, e quem assina cada correção.

O que diz a LC 214/2025 sobre a NCM?

A Lei Complementar nº 214/2025 institui o IBS e a CBS e usa a NCM/SH como chave para vários tratamentos. Os trechos abaixo foram conferidos no texto da publicação no Senado Federal em 29/10/2026. Pela ficha da norma no Senado, nenhum dos artigos citados aqui consta da lista de alterações feitas pela LC 227/2026 ou pela LC 235/2026; o art. 60 recebeu um § 7º novo, mas o caput e o § 1º seguem como na publicação.

O que a lei diz

  • Art. 125: reduz a zero as alíquotas do IBS e da CBS sobre a venda dos alimentos relacionados no Anexo I, "com a especificação das respectivas classificações da NCM/SH", que compõem a Cesta Básica Nacional de Alimentos.
  • Arts. 131, 132, 135, 136 e 138: reduzem em 60% as alíquotas do IBS e da CBS para bens relacionados nos Anexos IV, V, VII, VIII e IX, também com a especificação das classificações da NCM/SH (no art. 138, da NCM/SH e da NBS, para insumos agropecuários e aquícolas do Anexo IX).
  • Art. 147: alíquota zero para produtos de cuidados básicos à saúde menstrual "classificados no código 9619.00.00 da NCM/SH". O parágrafo único limita a redução aos produtos que atendam aos requisitos previstos em norma da Anvisa: "A redução de alíquotas prevista no caput deste artigo somente se aplica aos produtos de cuidados básicos à saúde menstrual que atendam aos requisitos previstos em norma da Anvisa."
  • Art. 409, § 1º: para o Imposto Seletivo, consideram-se prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente os bens classificados nos códigos da NCM/SH (e o carvão mineral) e os serviços listados no Anexo XVII, começando pelos veículos.
  • Art. 492: a NCM/SH de referência da lei é a aprovada pela Resolução Gecex nº 272, de 19 de novembro de 2021 (inciso I). O § 1º diz que os códigos da lei estão em conformidade com essa NCM/SH. O § 2º diz: "Eventuais alterações futuras da NCM/SH e NBS de que trata o caput que acarretem modificação da classificação fiscal dos produtos mencionados nesta Lei Complementar não afetarão as disposições a eles aplicadas com base na classificação anterior."
  • Art. 60, caput e § 1º: o contribuinte do IBS e da CBS emite documento fiscal eletrônico nas operações com bens ou serviços, e "as informações prestadas pelo sujeito passivo nos termos deste artigo possuem caráter declaratório e constituem confissão do valor devido de IBS e de CBS consignados no documento fiscal."

Leitura operacional

Esta parte é a minha leitura, não texto de lei. A NCM que sai do cadastro para a nota integra as informações que o art. 60, § 1º, trata como declaratórias. Várias reduções e o Imposto Seletivo são definidos por listas de códigos (arts. 125, 131, 132, 135, 136, 138, 147 e 409). E, quando a tabela NCM muda, o tratamento previsto na lei acompanha o produto descrito no anexo com base na classificação anterior (art. 492, § 2º). Para o fiscal conseguir ligar um item ao anexo depois de uma mudança de tabela, o cadastro precisa guardar o código anterior, o código novo, a data e o ato que alterou.

Recomendação

Não sobrescreva a NCM sem histórico. Confira a base contra a tabela vigente consultada na NCM On-line do Sistema Classif, guarde a data da consulta e dê prioridade aos itens cujo código aparece em anexo de redução ou na lista do Imposto Seletivo. Para o que é a NCM e como os 8 dígitos se organizam, veja o post sobre o que é NCM; para o cronograma e o panorama, a página de Reforma Tributária.

Quais regras usar na auditoria em lote da NCM?

A Receita Federal lembra que a NCM tem pouco mais de 10.000 códigos, organizados em 21 Seções e 96 Capítulos, e que classificar é determinar o código pelos critérios da própria NCM. Ninguém revisa isso de cabeça numa base grande. O caminho é ter regras que separam o que está claramente errado do que precisa de olho técnico.

A tabela abaixo é um conjunto de partida. Cada regra vira uma consulta na base extraída do ERP ou do MDM.

Regra Como montar a consulta O que ela pega Falso positivo típico Destino
Formato e existência na tabela vigente Limpe pontos e espaços, confira se tem 8 dígitos numéricos e cruze com a tabela vigente consultada na NCM On-line do Sistema Classif, guardando a data da consulta. Campo vazio, dígito a menos, código digitado errado, código que não existe na tabela. Sistema que grava a NCM com máscara; item que é serviço e não deveria ter NCM. Formato: corrige por regra. Código inexistente: vai para o fiscal.
Código que deixou de existir Cruze os códigos não encontrados com versões anteriores da tabela e com o histórico de alterações, anotando o ato e a data da mudança e o código que o substituiu. Item cadastrado há anos e nunca revisado depois de uma mudança de tabela. Item bloqueado e sem movimento; código que foi desdobrado em vários, sem sucessor único. Fiscal, com o código antigo, o candidato a sucessor e o ato anexados.
Subposição residual "outros" quando a família tem código específico Marque os itens cujo código é um desdobramento "outros" e verifique se, na mesma família do PDM, outros itens usam um código específico da mesma posição. Classificação genérica escolhida por comodidade. Item que de fato não se enquadra em nenhum desdobramento específico. Fiscal.
Descrição ou atributos do PDM incoerentes com o capítulo ou a posição Monte com o fiscal um de-para entre família do PDM e capítulos ou posições esperados; sinalize o item que cai fora. NCM de outro produto, erro de digitação que gerou um código válido, item classificado pela família errada. Família do PDM mal definida ou descrição pobre, em que o erro está no texto e não no código. Descrição errada: o cadastro corrige. Código errado: fiscal.
Mesma família ou mesmo part number com NCM diferente Agrupe por família do PDM e atributos que definem o produto, ou por fabricante e part number, e conte quantas NCMs distintas existem em cada grupo. Itens iguais classificados de forma diferente, e muitas vezes duplicidade. Atributo que realmente muda a classificação, como material, dimensão ou uso. Duplicidade: o cadastro trata. Código do grupo: fiscal.
Divergência entre plantas, empresas ou sistemas Compare a NCM do mesmo código de material entre plantas, empresas do grupo e sistemas (ERP, MDM, sistema fiscal). Ajuste feito em um lugar que nunca voltou para o mestre. Interface com atraso, em que a divergência some na próxima carga. Fiscal define o código; o cadastro replica por regra.
NCM copiada do fornecedor sem conferência Compare a NCM do cadastro com a das notas de entrada e veja se o campo foi preenchido por importação do XML sem aprovação registrada. Código adotado sem análise de quem classifica na empresa. A NCM do fornecedor estava certa; o problema era só a falta de conferência. Fiscal.
Item cuja NCM aparece em anexo de redução ou na lista do Imposto Seletivo Cruze as NCMs do cadastro com os códigos dos anexos citados acima e do art. 409. Itens em que um erro de código muda o tratamento previsto na lei. O código bate, mas o item não corresponde ao produto descrito no anexo. Prioridade na fila do fiscal.

Algumas regras se cruzam. Um item pode cair em "outros" e também divergir entre plantas. Junte os alertas por item antes de mandar para alguém, senão o fiscal recebe a mesma linha três vezes.

Quem decide a correção da NCM, o cadastro ou o fiscal?

O cadastro organiza e o fiscal decide. Essa divisão evita dois erros comuns: o cadastro trocando código por conta própria e o fiscal recebendo uma planilha com milhares de linhas sem contexto.

O que o cadastro corrige por regra

  • Formato do campo (máscara, espaços, dígitos fora do padrão).
  • Descrição e atributos fora do PDM, quando o erro é do texto e não do código. O post sobre como descrever materiais no cadastro ajuda nessa parte.
  • Duplicidades encontradas pela regra de família ou part number, seguindo o critério de identificação de materiais duplicados.
  • Replicação, para todas as plantas e sistemas, de um código que o fiscal já decidiu.

O que vai para o fiscal

Qualquer troca de código. Mesmo quando a regra parece óbvia, a escolha da NCM é classificação fiscal e fica com quem responde por ela na empresa.

O dossiê que o cadastro monta

Para cada item ou grupo de itens, o fiscal deve receber:

  • descrição padronizada pelo PDM e atributos técnicos preenchidos;
  • ficha técnica ou catálogo do fabricante e, quando houver, foto;
  • uso do item na empresa (consumo, revenda, insumo de produção, manutenção);
  • NCM atual em cada planta e sistema, NCM das notas de compra e, se houver venda, NCM usada na saída;
  • histórico do campo e as regras da auditoria que apontaram o item.

Com isso o fiscal decide em lote por família, e não item a item.

O que gravar quando a NCM muda

O registro mínimo de qualquer correção (valor anterior, valor novo, fonte, quem aprovou, data) já está no checklist de saneamento do cadastro de materiais. Para a NCM, acrescente três coisas: o motivo da troca (qual regra apontou), a referência ao anexo da lei quando o item estiver em um, e, quando a troca vier de mudança da tabela, o ato que alterou e a data. É esse último dado que permite ligar o item à classificação anterior, como prevê o art. 492, § 2º.

Correção de nota já emitida está fora do escopo deste artigo: é assunto do fiscal da empresa.

Como fica isso num exemplo?

Exemplo hipotético, criado para ilustrar o método, sem relação com classificação real de nenhum produto.

Uma empresa tem uma família "luva de proteção" no PDM. A regra de mesma família mostra que a maioria dos itens está no código A, alguns estão no código B e um item está numa subposição "outros", o código C. A regra de divergência entre plantas mostra que um dos itens do código B está no código A em outra planta. A regra de fornecedor mostra que o item do código C foi preenchido pelo XML de entrada e nunca passou por aprovação.

O cadastro começa pelos atributos. Descobre que dois itens do código B são de material diferente dos demais, o que pode justificar outra classificação, e que um deles está sem o atributo material preenchido. Completa o atributo, monta um dossiê único para a família e leva ao fiscal com as três NCMs encontradas, as fichas técnicas e as notas de compra.

O fiscal decide o código para cada subgrupo. O cadastro aplica, replica nas plantas e grava o histórico de cada troca com o motivo e a aprovação.

Por onde começar

  1. Extraia a base com código do material, descrição, família do PDM, atributos, NCM por planta, empresa e sistema, origem do campo, data da última alteração e status.
  2. Use a tabela vigente consultada na NCM On-line do Sistema Classif e registre a data da consulta.
  3. Rode primeiro as regras que não dependem de opinião: formato, existência e divergência entre plantas.
  4. Combine com o fiscal o de-para entre família do PDM e posição esperada, e a ordem da fila, começando pelos itens em anexo de redução ou na lista do Imposto Seletivo.
  5. Monte os dossiês por família e leve em lotes pequenos.
  6. Aplique cada decisão com histórico e replique para todas as plantas e sistemas.
  7. Coloque as mesmas regras na criação de material, para a base não voltar ao estado anterior. Veja como isso entra no saneamento de cadastro de materiais.

Perguntas frequentes

A reforma tributária obriga a revisar a NCM do cadastro?

Nos artigos citados aqui, a LC 214/2025 não fala em revisar cadastro. O que ela faz é usar a NCM/SH para definir alíquota zero, reduções e o Imposto Seletivo, e tratar a informação da nota como declaração do contribuinte. A revisão é uma recomendação operacional para que o código declarado esteja certo.

Quem é responsável pela NCM, o cadastro ou o fiscal?

A decisão do código é do fiscal ou de quem a empresa definir como responsável pela classificação. O cadastro é responsável pela qualidade do dado que sustenta a decisão (descrição, atributos, ficha técnica) e por aplicar e replicar o código aprovado com histórico.

Posso usar a NCM que veio na nota do fornecedor?

Ela é uma boa pista, não uma decisão. O fornecedor classifica o produto do ponto de vista dele, e a nota que a sua empresa emite é declaração da sua empresa. Use a NCM do fornecedor como dado no dossiê e deixe a aprovação com o fiscal.

O que fazer quando a tabela NCM muda?

Rode de novo a regra de existência contra a tabela vigente, separe os códigos que deixaram de existir e leve ao fiscal com o candidato a sucessor. Ao trocar, grave o código anterior, o novo, o ato que alterou a tabela e a data, para manter o vínculo com a classificação anterior.

Dá para automatizar a revisão inteira?

Dá para automatizar a detecção, o agrupamento, a montagem do dossiê e a replicação. A escolha do código continua sendo uma decisão técnica do fiscal, porque depende das regras de interpretação da NCM e do produto real.

Como a 4MDG pode ajudar

No saneamento de cadastro de materiais da 4MDG, a classificação NCM é conferida item a item, igual em todas as plantas e em todos os sistemas, junto com a padronização pelo PDM e a eliminação de duplicidades. A decisão do código continua com o fiscal da sua empresa; o nosso trabalho é entregar o dado organizado para essa decisão. Se quiser ver como está a sua base, o diagnóstico gratuito roda sobre um recorte real, sem instalar nada, e mostra itens duplicados, sem atributo ou com classificação divergente. Se preferir conversar antes, fale com a gente pelo contato.

Este conteúdo é informativo e não substitui parecer jurídico ou tributário. A classificação fiscal de cada item deve ser decidida pelo responsável fiscal da empresa, com base na legislação e na tabela NCM vigentes.

Fontes

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O código internacional é acrescentado ao salvar.

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