Saneamento de cadastro de materiais: o checklist campo a campo

O saneamento de cadastro de materiais funciona melhor quando cada grupo de campos do registro tem três respostas definidas: qual sinal de erro uma consulta encontra, qual fonte confirma o valor certo e quem decide a correção. Sem essas três respostas, a equipe corrige por opinião e o erro volta. Abaixo está o checklist campo a campo que usamos como ponto de partida.

Planilha aberta, quatro mil linhas, reunião às dez. O analista de cadastro filtra a coluna de NCM e encontra o mesmo material com dois códigos diferentes, um em cada planta. Pergunta para o grupo quem sabe qual está certo. O comprador diz que é com o fiscal. O fiscal diz que precisa da ficha técnica. A engenharia diz que a ficha está "em algum lugar da rede".

A reunião acaba sem nenhuma correção. O problema não era falta de vontade. Ninguém tinha combinado antes onde estava a prova de cada campo e quem assinava embaixo.

O que é saneamento de cadastro de materiais?

Saneamento de cadastro de materiais é a revisão do registro mestre de cada item para eliminar duplicidade, padronizar descrições, corrigir classificações e completar atributos com base em fonte confiável, antes ou depois da carga no ERP. Na página de saneamento de cadastro de materiais da 4MDG está o método completo; aqui o foco é o que conferir dentro do registro.

No SAP, o registro mestre de material organiza os dados por área usuária (compras, estoque, contabilidade, vendas e outras). A documentação da SAP lembra que a descrição do material e a unidade de medida básica são obrigatórias e valem igualmente para todas as áreas, e que o sistema guarda a marcação para eliminação, quem marcou e os documentos de modificação (SAP Help, Material Master Record). Quais campos aparecem em cada tela depende de setor, tipo de material e nível organizacional (SAP Help, Screen Sequence and Field Selection), assunto que detalhamos no post sobre visões e campos obrigatórios do SAP MM.

O que conferir em cada campo do registro de material?

A tabela abaixo é o núcleo do checklist. Cada linha é um grupo de campos. A coluna "sinal de erro" traz algo que dá para encontrar com uma consulta ou uma regra simples, sem abrir item por item. A coluna "fonte" diz onde está a prova do valor certo. A última coluna diz quem assina a correção.

Grupo de campos	O que conferir	Sinal de erro que uma consulta ou regra encontra	Fonte que confirma o valor certo	Quem decide
Identificação e tipo de material	Se o tipo de material corresponde ao uso real do item (revenda, consumo, peça de reposição, matéria-prima)	Itens da mesma família em tipos diferentes; mesmo part number cadastrado em tipos diferentes	Histórico de requisições, pedidos e consumo; definição dos tipos de material da empresa	Cadastro, com a área usuária
Descrição curta e texto longo	Se a descrição segue o padrão da empresa e se o texto longo não contradiz a descrição curta	Descrição começando por marca, abreviação fora da lista, termos como "DIVERSOS" ou "VER TEXTO"; texto longo vazio em item técnico	Padrão de descrição (PDM) da empresa e ficha técnica do item	Cadastro (padrão); engenharia ou manutenção (dado técnico)
Grupo de mercadorias ou família	Se o grupo combina com o que o item é	Mesmo substantivo em grupos diferentes; grupo genérico como "outros" com muitos itens	Taxonomia vigente da empresa	Cadastro, com compras
Unidade de medida básica	Se a unidade bate com a forma como o item é estocado e consumido	Unidades diferentes para itens da mesma família; item vendido por metro cadastrado em peça	Ficha técnica, embalagem do fabricante, forma de consumo no almoxarifado	Cadastro, com almoxarifado e suprimentos
Fabricante e part number	Se estão nos campos próprios, e não só dentro da descrição	Part number escrito na descrição com campo vazio; letra O no lugar do zero; mesmo fabricante grafado de vários jeitos	Catálogo do fabricante, placa do equipamento, documento do fornecedor	Engenharia ou manutenção
NCM	Se o código existe na tabela vigente, se é igual entre plantas e se é coerente com a descrição	Código com menos de 8 dígitos; código fora da tabela vigente; mesmo material com NCM diferente por planta; capítulo sem relação com o item	Tabela NCM consultada no Sistema Classif; ficha técnica para entender o produto	Área fiscal
Compras (grupo de compras, texto de pedido)	Se o grupo de compras existe e está ativo, e se o texto de pedido descreve o item sem contradizer o cadastro	Grupo de compras de comprador que saiu da empresa; texto de pedido vazio em item técnico; texto de pedido com especificação diferente da descrição	Estrutura de compras vigente; ficha técnica	Compras
Contábil (classe de avaliação)	Se a classe de avaliação é coerente com o tipo e o grupo do material	Itens do mesmo tipo e grupo em classes diferentes	Critérios de avaliação definidos pela controladoria	Controladoria
Peso e dimensões	Se peso bruto, peso líquido, unidade de peso e dimensões estão preenchidos e fazem sentido	Peso líquido maior que o bruto; peso zero em item físico; ordem de grandeza errada (grama gravado como quilo)	Ficha técnica, dado do fabricante, pesagem física	Logística ou almoxarifado
Status, bloqueio e marcação para eliminação	Se o status reflete a vida real do item	Item bloqueado ou marcado para eliminação com estoque ou pedido aberto; item sem movimento há anos sem nenhuma marcação	Histórico de movimentação, pedidos abertos, registro de quem marcou	Área dona do item, com cadastro
Anexos e fichas técnicas	Se o item técnico tem ficha anexada, legível e do modelo certo	Item técnico sem anexo; link quebrado; ficha de outro modelo ou revisão antiga	Fabricante e engenharia	Engenharia ou manutenção

Dois detalhes do SAP ajudam a ler a tabela: o grupo de compras responsável fica nos dados de compras, por planta, e o tipo de material define quais classes de avaliação são possíveis (SAP Learning, Creating Material Master Records for Purchasing). Por isso a consulta de grupo de compras roda por planta, e a de classe de avaliação compara itens do mesmo tipo.

Dois avisos sobre a tabela. Primeiro: dados de MRP por planta (planejamento, lote, prazo) têm dono e lógica próprios e são tratados à parte. Segundo: duplicidade não aparece como linha porque é um trabalho anterior, explicado no post sobre como identificar materiais duplicados. Sanear campos de um item que vai ser bloqueado como duplicado é trabalho jogado fora.

Descrição: conferir aderência, não reescrever aqui

No checklist, a pergunta sobre a descrição é só uma: ela segue o padrão? Se não segue, o item entra na fila de padronização. Como montar esse padrão (substantivo, qualificador, atributos) está no guia de como descrever materiais no cadastro.

NCM: o cadastro aponta, o fiscal decide

A Receita Federal explica que a NCM tem código de 8 dígitos, é baseada no Sistema Harmonizado e soma pouco mais de 10.000 códigos, com consulta pela NCM On-line do Sistema Classif (Receita Federal, NCM). O cadastro consegue verificar formato, existência na tabela vigente e coerência entre plantas. A escolha do código é decisão da área fiscal da empresa. Para o contexto da Reforma Tributária, veja o post sobre NCM no cadastro de materiais e a Reforma Tributária.

O que dá para corrigir em lote e o que exige olho humano?

Nem toda correção precisa de alguém abrindo item por item. A regra que usamos é simples: se a correção pode ser derivada de uma fonte estruturada sem interpretação, vai em lote. Se depende de entender o que o item é, precisa de uma pessoa com evidência na mão.

Corrige em lote por regra

• Formato: espaços duplos, caracteres trocados no part number, maiúsculas e minúsculas fora do padrão.
• Grafia do fabricante, quando existe uma lista de nomes aprovados para fazer o de-para.
• Grupo de compras de comprador inativo, quando a área de compras define o grupo substituto.
• Unidade de peso trocada, quando a ordem de grandeza denuncia o erro e a área dona confirma a regra.
• Marcação de itens sem movimento, depois que a área dona aprova o critério.

Exige olho humano com evidência

• Tipo de material e grupo de mercadorias, quando o item pode ser lido de mais de um jeito.
• NCM: a consulta acha o código inválido ou divergente; quem escolhe o certo é o fiscal.
• Classe de avaliação: a controladoria decide, porque afeta a contabilização do estoque.
• Unidade de medida básica de item com histórico de movimento.
• Qualquer campo em que a única fonte é "sempre foi assim".

O registro mínimo de cada correção

Toda correção, em lote ou manual, deixa rastro. O mínimo:

• Valor anterior e valor novo;
• Fonte que justificou a mudança (ficha, catálogo, consulta ao Classif, regra aprovada);
• Quem aprovou;
• Data da aprovação e da gravação.

O ERP guarda documentos de modificação, mas eles mostram o que mudou, não por que mudou. A fonte e a aprovação precisam ficar registradas no processo de saneamento. Quando a auditoria perguntar, a resposta está pronta.

Como fica um item antes e depois do checklist?

Exemplo HIPOTÉTICO, montado para ilustrar o checklist. Não é caso de cliente.

Campo	Antes	Sinal encontrado	Depois
Descrição curta	ROLAM. FABRICANTE X 6205 VER TEXTO	Começa por abreviação, cita marca, remete ao texto longo	Descrição refeita no padrão da empresa
Fabricante e part number	Campos vazios; dados só na descrição	Part number dentro da descrição	Fabricante e part number nos campos próprios, conferidos no catálogo do fabricante
Grupo de mercadorias	DIVERSOS	Grupo genérico	Grupo de rolamentos da taxonomia vigente
Unidade de medida básica	CX	Almoxarifado consome por peça	Peça, confirmada pelo almoxarifado
NCM	Um código na planta A, outro na planta B	Divergência entre plantas	Código único definido pelo fiscal após consulta ao Classif
Peso	Líquido maior que o bruto	Regra de consistência de peso	Pesos conferidos na ficha técnica
Anexos	Nenhum	Item técnico sem ficha	Ficha do fabricante anexada

Cada linha do "depois" entrou no registro de correções com valor anterior, valor novo, fonte, aprovador e data.

Por onde começar o checklist?

1. Defina o recorte. A ordem dos itens vem da priorização; o post sobre curva ABC no saneamento mostra como escolher.
2. Extraia do ERP os campos da tabela para esse recorte, por planta quando o campo for por planta.
3. Rode as consultas da coluna "sinal de erro" e conte quantos itens caem em cada regra.
4. Combine com cada área quem decide e qual fonte vale, antes de corrigir o primeiro item.
5. Separe o que vai em lote do que vai para análise humana e abra o registro de correções.
6. Corrija, grave e meça de novo. Para acompanhar a evolução, use os indicadores do post sobre como medir a qualidade do cadastro.
7. Coloque a regra na entrada, para o erro corrigido não voltar. O método de saneamento da 4MDG fecha com essa etapa de governança.

Perguntas frequentes

Dá para sanear o cadastro de materiais sem parar a operação?

Sim. O trabalho é feito sobre uma extração, as correções são aprovadas fora do ERP e a gravação acontece em lotes combinados com as áreas. Itens com pedido ou estoque em movimento pedem mais cuidado na janela de gravação, mas a compra e o almoxarifado seguem funcionando.

Quanto do checklist dá para automatizar?

A detecção dá para automatizar quase toda: as regras da coluna "sinal de erro" rodam como consulta. A correção automática vale para formato, de-para aprovado e regras que a área dona assinou. Classificação fiscal, tipo de material e classe de avaliação continuam com decisão humana.

Saneamento é a mesma coisa que migração de dados?

Não. Migração leva os dados de um sistema para outro; saneamento corrige o conteúdo. Dá para migrar sem sanear (e levar os erros junto) e dá para sanear sem migrar, direto no ERP atual. Quando há migração, o saneamento costuma vir antes da carga.

Quem deve ser dono da correção da NCM?

A área fiscal. O cadastro aponta o código inválido, ausente ou divergente entre plantas e reúne a ficha técnica; o fiscal escolhe o código e assina a aprovação, que fica no registro de correções.

O que fazer com um campo que ninguém sabe preencher?

Primeiro, descobrir se o campo é usado por algum processo. Se não é usado, a decisão de deixá-lo vazio precisa ser registrada pela área dona. Se é usado, a falta de dono vira pendência de governança: alguém precisa ser nomeado antes de qualquer valor ser gravado. Inventar valor para fechar a planilha cria um erro novo.

Preciso sanear todos os campos de todos os itens?

Não: a profundidade e a ordem vêm da priorização, e o avanço de cada etapa pode ser acompanhado com os indicadores de qualidade do cadastro de materiais.

Como a 4MDG pode ajudar

A 4MDG faz o saneamento de cadastro de materiais item a item: elimina duplicidade, padroniza descrições pelo PDM, classifica em NCM e UNSPSC, normaliza unidade de medida e embalagem e enriquece atributos técnicos antes da carga no ERP, que pode ser SAP ECC ou S/4HANA, por API, IDoc, BAPI ou arquivo. Veja como funciona o serviço de saneamento de materiais. Se quiser saber onde o seu catálogo está hoje, peça o diagnóstico gratuito do catálogo: sem compromisso e sem instalar nada, ele mostra duplicados, atributos vazios e classificação divergente.

Fontes

• SAP Help Portal. "Material Master Record". https://help.sap.com/saphelp_me60/helpdata/en/46/c3b853dcfcb44ce10000000a174cb4/content.htm. Acesso em 26/10/2026.
• SAP Help Portal. "Screen Sequence and Field Selection". https://help.sap.com/saphelp_me60/helpdata/en/dc/14c453f57eb44ce10000000a174cb4/content.htm. Acesso em 26/10/2026.
• SAP Learning. "Creating Material Master Records for Purchasing". https://learning.sap.com/courses/purchasing-in-sap-s-4hana/creating-material-master-records-for-purchasing. Acesso em 26/10/2026.
• Receita Federal. "NCM". https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/aduana-e-comercio-exterior/classificacao-fiscal-de-mercadorias/ncm. Acesso em 26/10/2026.
• Portal Único Siscomex. "Sistema Classif". https://portalunico.siscomex.gov.br/classif/. Acesso em 26/10/2026.

A classificação fiscal de cada material é decisão da área fiscal da empresa. Este artigo trata do processo de conferência do cadastro, não de regras tributárias.