Saneamiento del maestro de materiales: checklist campo por campo
Checklist de saneamiento del maestro de materiales: qué revisar en cada campo, la señal de error, la fuente que confirma el valor y quién decide la corrección.
El saneamiento del maestro de materiales funciona mejor cuando cada grupo de campos del registro tiene tres respuestas acordadas: qué señal de error encuentra una consulta, qué fuente confirma el valor correcto y quién decide la corrección. Sin esas respuestas, el equipo corrige por opinión y el error vuelve. Abajo está el checklist campo por campo que usamos como punto de partida.
Una planilla abierta, cuatro mil filas, una reunión a las diez. El analista de datos maestros filtra la columna NCM (la nomenclatura de mercancías del Mercosur que se usa en Brasil) y encuentra el mismo material con dos códigos distintos, uno en cada planta. Pregunta quién sabe cuál es el correcto. El comprador dice que eso es tema del área fiscal. El área fiscal dice que necesita la ficha técnica. Ingeniería dice que la ficha está "en alguna carpeta de la red".
La reunión termina sin una sola corrección. No faltaba voluntad. Nadie había acordado antes dónde estaba la prueba de cada campo y quién firmaba la decisión.
¿Qué es el saneamiento del maestro de materiales?
El saneamiento del maestro de materiales es la revisión del registro maestro de cada ítem para eliminar duplicados, estandarizar descripciones, corregir clasificaciones y completar atributos a partir de una fuente confiable, antes o después de la carga en el ERP. El método completo está en la página de saneamiento del maestro de materiales de 4MDG; este artículo se enfoca en qué revisar dentro del registro.
En SAP, el registro maestro de material organiza los datos por área usuaria (compras, inventario, contabilidad, ventas y otras). La documentación de SAP indica que la descripción del material y la unidad de medida base son obligatorias y valen por igual para todas las áreas, y que el sistema guarda la marca de borrado, quién la puso y los documentos de modificación (SAP Help, Material Master Record). Los campos que aparecen en cada pantalla dependen del ramo, el tipo de material y el nivel organizativo (SAP Help, Screen Sequence and Field Selection), tema que tratamos en el artículo sobre vistas y campos del maestro de materiales en SAP MM.
¿Qué revisar en cada campo del registro de material?
La tabla de abajo es el núcleo del checklist. Cada fila es un grupo de campos. La columna "señal de error" muestra algo que se puede encontrar con una consulta o una regla simple, sin abrir ítem por ítem. La columna "fuente" indica dónde está la prueba del valor correcto. La última columna indica quién firma la corrección.
| Grupo de campos | Qué revisar | Señal de error que una consulta o regla encuentra | Fuente que confirma el valor correcto | Quién decide |
|---|---|---|---|---|
| Identificación y tipo de material | Si el tipo de material corresponde al uso real del ítem (reventa, consumo, repuesto, materia prima) | Ítems de la misma familia en tipos distintos; el mismo número de parte registrado en tipos distintos | Historial de solicitudes, pedidos y consumo; definición de los tipos de material de la empresa | Equipo de datos maestros, con el área usuaria |
| Descripción corta y texto largo | Si la descripción sigue el estándar de la empresa y si el texto largo no la contradice | Descripción que empieza por la marca, abreviaturas fuera de la lista, términos como "VARIOS" o "VER TEXTO"; texto largo vacío en un ítem técnico | Estándar de descripción (PDM) de la empresa y ficha técnica del ítem | Datos maestros (estándar); ingeniería o mantenimiento (dato técnico) |
| Grupo de artículos o familia | Si el grupo corresponde a lo que el ítem es | El mismo sustantivo en grupos distintos; un grupo genérico como "otros" con muchos ítems | Taxonomía vigente de la empresa | Datos maestros, con compras |
| Unidad de medida base | Si la unidad coincide con la forma en que el ítem se almacena y se consume | Unidades distintas para ítems de la misma familia; ítem que se vende por metro registrado como pieza | Ficha técnica, empaque del fabricante, forma de consumo en el almacén | Datos maestros, con almacén y abastecimiento |
| Fabricante y número de parte | Si están en sus campos propios y no solo dentro de la descripción | Número de parte escrito en la descripción con el campo vacío; letra O en lugar de cero; el mismo fabricante escrito de varias formas | Catálogo del fabricante, placa del equipo, documentos del proveedor | Ingeniería o mantenimiento |
| NCM (Brasil) | Si el código existe en la tabla vigente, si es igual entre plantas y si es coherente con la descripción | Código con menos de 8 dígitos; código fuera de la tabla vigente; el mismo material con NCM distinta por planta; un capítulo sin relación con el ítem | Tabla NCM consultada en el sistema Classif (gobierno de Brasil); ficha técnica para entender el producto | Área fiscal |
| Compras (grupo de compras, texto de pedido) | Si el grupo de compras existe y está activo, y si el texto de pedido describe el ítem sin contradecir el registro | Grupo de compras de un comprador que ya salió de la empresa; texto de pedido vacío en un ítem técnico; texto de pedido con una especificación distinta de la descripción | Estructura de compras vigente; ficha técnica | Compras |
| Contable (categoría de valoración) | Si la categoría de valoración es coherente con el tipo y el grupo del material | Ítems del mismo tipo y grupo en categorías distintas | Criterios de valoración definidos por el área de control de gestión | Control de gestión |
| Peso y dimensiones | Si peso bruto, peso neto, unidad de peso y dimensiones están completos y tienen sentido | Peso neto mayor que el bruto; peso cero en un ítem físico; orden de magnitud equivocado (gramos grabados como kilos) | Ficha técnica, dato del fabricante, pesaje físico | Logística o almacén |
| Estado, bloqueo y marca de borrado | Si el estado refleja la vida real del ítem | Ítem bloqueado o marcado para borrado con stock o pedido abierto; ítem sin movimiento hace años y sin ninguna marca | Historial de movimientos, pedidos abiertos, registro de quién puso la marca | Área dueña del ítem, con datos maestros |
| Anexos y fichas técnicas | Si el ítem técnico tiene una ficha anexa, legible y del modelo correcto | Ítem técnico sin anexo; enlace roto; ficha de otro modelo o de una revisión antigua | Fabricante e ingeniería | Ingeniería o mantenimiento |
Dos detalles de SAP ayudan a leer la tabla: el grupo de compras responsable está en los datos de compras, por planta, y el tipo de material define qué categorías de valoración son posibles (SAP Learning, Creating Material Master Records for Purchasing). Por eso la consulta de grupo de compras se ejecuta por planta y la de categoría de valoración compara ítems del mismo tipo.
Dos avisos sobre la tabla. Primero: los datos de MRP por planta (planificación, tamaño de lote, plazo) tienen dueños y lógica propios y se tratan por separado. Segundo: los duplicados no aparecen como fila porque son un trabajo previo, explicado en el artículo sobre cómo identificar materiales duplicados. Sanear los campos de un ítem que se va a bloquear como duplicado es trabajo perdido.
Descripción: revisar si cumple el estándar, no reescribirla aquí
En el checklist, la pregunta sobre la descripción es una sola: ¿sigue el estándar? Si no lo sigue, el ítem entra en la cola de estandarización. Cómo armar ese estándar (sustantivo, calificador, atributos) está en la guía sobre cómo describir materiales en el maestro.
NCM: datos maestros señala, el área fiscal decide
La NCM es una exigencia brasileña. La Receita Federal (la administración tributaria de Brasil) explica que la NCM es un código de 8 dígitos basado en el Sistema Armonizado, con poco más de 10.000 códigos, que se consulta en NCM Online del sistema Classif (Receita Federal, NCM, en portugués). El equipo de datos maestros puede verificar formato, existencia en la tabla vigente y coherencia entre plantas. La elección del código es decisión del área fiscal de la empresa.
¿Qué se puede corregir en lote y qué requiere ojo humano?
No toda corrección necesita a alguien abriendo ítem por ítem. Nuestra regla es simple: si la corrección se puede derivar de una fuente estructurada sin interpretación, va en lote. Si depende de entender qué es el ítem, necesita a una persona con evidencia en la mano.
Se corrige en lote por regla
- Formato: espacios dobles, caracteres cambiados en el número de parte, mayúsculas y minúsculas fuera del estándar.
- Nombre del fabricante, cuando existe una lista de nombres aprobados para hacer la equivalencia.
- Grupo de compras de un comprador inactivo, cuando compras define el grupo sustituto.
- Unidad de peso equivocada, cuando el orden de magnitud delata el error y el área dueña confirma la regla.
- Marca de ítems sin movimiento, después de que el área dueña aprueba el criterio.
Requiere ojo humano con evidencia
- Tipo de material y grupo de artículos, cuando el ítem admite más de una lectura.
- NCM: la consulta encuentra el código inválido o divergente; el área fiscal elige el correcto.
- Categoría de valoración: decide control de gestión, porque afecta la contabilización del inventario.
- Unidad de medida base de un ítem con historial de movimientos.
- Cualquier campo cuya única fuente sea "siempre fue así".
El registro mínimo de cada corrección
Toda corrección, en lote o manual, deja rastro. Como mínimo:
- Valor anterior y valor nuevo;
- Fuente que justificó el cambio (ficha, catálogo, consulta en Classif, regla aprobada);
- Quién aprobó;
- Fecha de la aprobación y de la grabación.
El ERP guarda documentos de modificación, pero muestran qué cambió, no por qué. La fuente y la aprobación deben quedar registradas en el proceso de saneamiento. Cuando la auditoría pregunte, la respuesta ya está lista.
¿Cómo queda un ítem antes y después del checklist?
Ejemplo HIPOTÉTICO, armado para ilustrar el checklist. No es un caso de cliente.
| Campo | Antes | Señal encontrada | Después |
|---|---|---|---|
| Descripción corta | RODAM. FABRICANTE X 6205 VER TEXTO | Empieza con abreviatura, cita la marca, remite al texto largo | Descripción rehecha según el estándar de la empresa |
| Fabricante y número de parte | Campos vacíos; datos solo en la descripción | Número de parte dentro de la descripción | Fabricante y número de parte en sus campos, verificados en el catálogo del fabricante |
| Grupo de artículos | VARIOS | Grupo genérico | Grupo de rodamientos de la taxonomía vigente |
| Unidad de medida base | CAJA | El almacén lo consume por pieza | Pieza, confirmada por el almacén |
| NCM | Un código en la planta A, otro en la planta B | Divergencia entre plantas | Código único definido por el área fiscal tras consultar Classif |
| Peso | Neto mayor que el bruto | Regla de consistencia de peso | Pesos verificados en la ficha técnica |
| Anexos | Ninguno | Ítem técnico sin ficha | Ficha del fabricante anexada |
Cada línea del "después" entró en el registro de correcciones con valor anterior, valor nuevo, fuente, aprobador y fecha.
¿Por dónde empezar el checklist?
- Defina el alcance. El orden de los ítems sale de la priorización; el artículo sobre curva ABC para priorizar el saneamiento muestra cómo elegir.
- Extraiga del ERP los campos de la tabla para ese alcance, por planta cuando el campo sea por planta.
- Ejecute las consultas de la columna "señal de error" y cuente cuántos ítems caen en cada regla.
- Acuerde con cada área quién decide y qué fuente vale, antes de corregir el primer ítem.
- Separe lo que va en lote de lo que va a revisión humana y abra el registro de correcciones.
- Corrija, grabe y mida de nuevo. Para seguir la evolución, use los indicadores del artículo sobre cómo medir la calidad de los datos maestros.
- Ponga la regla en la entrada para que el error corregido no vuelva. El método de saneamiento de 4MDG cierra con esa etapa de gobierno.
Preguntas frecuentes
¿Se puede sanear el maestro de materiales sin detener la operación?
Sí. El trabajo se hace sobre una extracción, las correcciones se aprueban fuera del ERP y la grabación ocurre en lotes acordados con las áreas. Los ítems con pedidos o stock en movimiento exigen más cuidado en la ventana de grabación, pero compras y almacén siguen funcionando.
¿Cuánto del checklist se puede automatizar?
La detección se puede automatizar casi por completo: las reglas de la columna "señal de error" se ejecutan como consultas. La corrección automática sirve para formato, equivalencias aprobadas y reglas firmadas por el área dueña. Clasificación fiscal, tipo de material y categoría de valoración siguen con decisión humana.
¿Saneamiento es lo mismo que migración de datos?
No. La migración lleva los datos de un sistema a otro; el saneamiento corrige el contenido. Se puede migrar sin sanear (y llevar los errores) o sanear sin migrar, directamente en el ERP actual. Cuando hay migración, el saneamiento suele venir antes de la carga.
¿Quién debe ser dueño de la corrección de la NCM?
El área fiscal. El equipo de datos maestros señala el código inválido, ausente o divergente entre plantas y reúne la ficha técnica; el área fiscal elige el código y firma la aprobación, que queda en el registro de correcciones.
¿Qué hacer con un campo que nadie sabe completar?
Primero, averiguar si algún proceso usa ese campo. Si no se usa, la decisión de dejarlo vacío debe quedar registrada por el área dueña. Si se usa, la falta de dueño se convierte en un pendiente de gobierno: hay que nombrar a alguien antes de grabar cualquier valor. Inventar un valor para cerrar la planilla crea un error nuevo.
¿Hay que sanear todos los campos de todos los ítems?
No: la profundidad y el orden salen de la priorización, y el avance de cada etapa se puede seguir con los indicadores de calidad de los datos maestros.
Cómo 4MDG puede ayudar
4MDG hace el saneamiento del maestro de materiales ítem por ítem: elimina duplicados, estandariza descripciones con PDM, clasifica en NCM y UNSPSC, normaliza unidad de medida y empaque y enriquece atributos técnicos antes de la carga en el ERP, que puede ser SAP ECC o S/4HANA, por API, IDoc, BAPI o archivo. Vea cómo funciona el servicio de saneamiento de materiales. Si quiere saber cómo está su catálogo hoy, solicite el diagnóstico gratuito del catálogo: sin compromiso y sin instalar nada, muestra duplicados, atributos vacíos y clasificación divergente.
Fuentes
- SAP Help Portal. "Material Master Record". https://help.sap.com/saphelp_me60/helpdata/en/46/c3b853dcfcb44ce10000000a174cb4/content.htm. Consultado el 26/10/2026.
- SAP Help Portal. "Screen Sequence and Field Selection". https://help.sap.com/saphelp_me60/helpdata/en/dc/14c453f57eb44ce10000000a174cb4/content.htm. Consultado el 26/10/2026.
- SAP Learning. "Creating Material Master Records for Purchasing". https://learning.sap.com/courses/purchasing-in-sap-s-4hana/creating-material-master-records-for-purchasing. Consultado el 26/10/2026.
- Receita Federal (administración tributaria de Brasil). "NCM" (en portugués). https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/aduana-e-comercio-exterior/classificacao-fiscal-de-mercadorias/ncm. Consultado el 26/10/2026.
- Portal Único Siscomex (gobierno de Brasil). "Sistema Classif". https://portalunico.siscomex.gov.br/classif/. Consultado el 26/10/2026.
La clasificación fiscal de cada material es decisión del área fiscal de la empresa. Este artículo trata del proceso de revisión de los datos maestros, no de reglas tributarias.