¿Cómo montar una central de registros en una gran empresa?

Una de las principales actividades en una gran empresa es mantener registros precisos y actualizados de todos sus clientes, proveedores, empleados y productos. Esta tarea se realiza a través de una central de registros, responsable de recolectar, almacenar y gestionar información importante sobre las personas y organizaciones con las que la empresa se relaciona.

En este artículo, analizaremos los principales pasos para montar una central de registros eficiente en una gran empresa. ¡Acompáñanos!

 

Defina el alcance de la central de registros

Antes de comenzar a montar su central de registros, es importante definir el alcance de su operación.

Esto significa decidir qué tipos de información se almacenarán, cómo se recolectarán y quién tendrá acceso a ellos.

Algunos ejemplos de información que se pueden almacenar en una central de registros incluyen datos de contacto de los clientes, historial de compras, información financiera y registros de RR. HH. de los empleados.

Negociar el alcance de la central de registros con las demás áreas y directores de la empresa es un proceso crítico para garantizar que la solución atienda las necesidades de la empresa y pueda implementarse con éxito.

El primer paso es identificar a las partes interesadas que deben participar en las negociaciones. Esto puede incluir representantes de áreas como finanzas, marketing, ventas, recursos humanos y tecnología de la información. Es importante garantizar que todas las áreas de la empresa que se verán afectadas por la central de registros estén representadas en las negociaciones.

Antes de comenzar a negociar el alcance de la central de registros, es importante definir claramente el objetivo de la solución. Por ejemplo, el objetivo puede ser mejorar la experiencia del cliente, aumentar la eficiencia del proceso de ventas o simplificar la gestión de recursos humanos.

Definir el objetivo ayudará a orientar las negociaciones y a garantizar que todos los involucrados estén alineados con las metas.

 

Funcionalidades y requisitos necesarios

Una vez definido el objetivo de la central de registros, es hora de listar las funcionalidades y requisitos necesarios para alcanzar ese objetivo.

Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la experiencia del cliente, puede ser necesario recolectar información adicional de los clientes, como sus preferencias de compra e historial de interacciones con la empresa.

Existen varias metodologías que se pueden aplicar para listar las funcionalidades y requisitos necesarios, como:

1. Entrevistas con los stakeholders: Las entrevistas son una de las formas más comunes de recolectar información sobre las necesidades de la empresa. Las entrevistas pueden realizarse con los stakeholders, que son las partes interesadas en el proyecto. Los stakeholders pueden incluir representantes de áreas como finanzas, marketing, ventas, recursos humanos y tecnología de la información. Durante las entrevistas, es importante hacer preguntas abiertas y permitir que los stakeholders expresen sus necesidades y deseos en relación con la central de registros.
2. Talleres con los usuarios: Los talleres con los usuarios son otra forma de recolectar información sobre las necesidades de la empresa. Los talleres son una oportunidad para que los usuarios finales de la central de registros expresen sus necesidades y deseos en relación con la solución. Durante los talleres, es posible realizar actividades prácticas, como mapear el proceso actual e identificar las oportunidades de mejora.
3. Análisis de documentos: El análisis de documentos existentes, como manuales de procedimientos, políticas internas e informes de desempeño, también puede aportar información valiosa sobre las necesidades de la empresa. El análisis de documentos puede ayudar a identificar procesos existentes que necesitan mejorarse o nuevos requisitos que deben atenderse.

Después de recolectar información mediante estas metodologías, es posible listar las funcionalidades y requisitos necesarios para la central de registros.

Para ello, es importante categorizar la información recolectada y priorizar las necesidades más críticas de la empresa. Las funcionalidades y requisitos pueden listarse en un documento de requisitos, que servirá como base para la implementación de la central.

 

¿Cómo conducir una entrevista de mapeo?

Para armar una agenda de entrevistas, es importante seguir estos pasos:

1. Identificar a los stakeholders: El primer paso es identificar a las partes interesadas que deben ser entrevistadas. Esto puede incluir representantes de áreas como finanzas, marketing, ventas, recursos humanos y tecnología de la información.
2. Definir el objetivo: Definir el objetivo de las entrevistas ayudará a orientar las preguntas y a garantizar que todas las necesidades de la empresa sean cubiertas. El objetivo puede ser, por ejemplo, entender las necesidades de registro de clientes, entender las necesidades de registro de proveedores, entre otros.
3. Preparar el guion: Con base en el objetivo de las entrevistas, es posible definir un guion con preguntas abiertas que permitan a los stakeholders expresar sus necesidades y deseos en relación con la central de registros. Es importante que las preguntas sean claras y objetivas.
4. Agendar: Con el guion definido, es posible agendar las entrevistas con los stakeholders. Es importante agendar las entrevistas con anticipación y garantizar que todos los involucrados estén disponibles en el horario definido.
5. Realizar: Durante las entrevistas, es importante ser objetivo y permitir que los stakeholders expresen sus necesidades y deseos en relación con la central de registros.

 

Defina las políticas de privacidad y seguridad

Al manejar información confidencial, es esencial contar con políticas de privacidad y seguridad claras y bien definidas.

Esto incluye la creación de contraseñas seguras, la implementación de copias de seguridad regulares y la adopción de medidas de protección contra el acceso no autorizado.

También es importante garantizar que todos los empleados de la empresa conozcan estas políticas y reciban capacitación regular sobre las mejores prácticas de seguridad.

 

Cree un proceso de recolección de datos estandarizado

Para garantizar que la información almacenada en su central de registros sea precisa y esté actualizada, es importante crear un proceso de recolección de datos estandarizado.

Esto puede incluir la creación de formularios de registro en línea o impresos, la realización de entrevistas con clientes o proveedores y la recolección de datos directamente de fuentes confiables, como el gobierno u órganos reguladores.

 

¿Cómo demostrar el valor de una central de registros?

Demostrar el valor de una central de registros puede hacerse mediante diferentes enfoques, pero una forma bastante eficaz es presentando un cálculo de retorno de la inversión (ROI) que muestre cómo la central de registros puede aportar beneficios financieros a la empresa.

El cálculo del ROI es una medida financiera que permite evaluar el desempeño de una inversión, comparando el costo inicial de la inversión con los beneficios generados por ella a lo largo del tiempo.

Para calcular el ROI de una central de registros, es necesario considerar algunos factores. Supongamos que la empresa invirtió R$ 100.000,00 en la implementación de la central de registros, lo que permitió reducir el tiempo de registro de nuevos clientes en un 50 % y aumentar la precisión de la información en un 20 %.

Considerando que la empresa registra 6.000 clientes por año y que el tiempo de registro se redujo en un 50 %, el tiempo ahorrado por cliente sería de 30 minutos. Esto totaliza un ahorro de más de 3000 horas por año o 250 horas por mes.

Considerando que un empleado de nivel operativo tiene un costo laboral total de en promedio R$ 6.000,00 por mes o aproximadamente R$ 35,00 por hora de trabajo, el ahorro de tiempo representa una reducción de R$ 8.750,00 al mes o R$ 105.000,00 por año.

Por su parte, la reducción de errores representa un ahorro indirecto. Supongamos que la empresa pierde aproximadamente R$ 100.000,00 al año por fallas que podrían evitarse.

Sumando el ahorro de tiempo y la reducción de errores, tenemos un beneficio total de R$ 205.000,00 al año.

El ROI es (ahorro generado – costos e inversiones) / costos e inversiones.

Por lo tanto, el ROI se calcularía de la siguiente manera:

ROI = (R$ 205.000,00 – R$ 100.000,00) / R$ 100.000,00

ROI = 105,00 %

En este caso, el resultado del ROI es positivo, lo que indica que la inversión en la central de registros generó un retorno financiero positivo en el período evaluado.

Es importante recordar que el cálculo del ROI es una estimación y que puede haber otras variables que influyan en el resultado.

Sin embargo, es posible afirmar que la inversión en la central de registros presenta un buen potencial de retorno financiero para la empresa.

 

Elija una plataforma de gestión de datos (MDM)

Una vez que haya definido el alcance de su central de registros, el siguiente paso es elegir una plataforma de gestión de datos maestros.

Existen muchas opciones disponibles en el mercado, desde software especializado en gestión de clientes hasta sistemas completos de Master Data Management (MDM), como la 4MDG una solución rápida y altamente flexible, siendo importante elegir una plataforma adecuada al tamaño de su empresa y a sus necesidades específicas.

Con su plan trazado y el alcance definido, debe avanzar en la elección del software.

Invite a proveedores y conozca las principales soluciones del mercado.

Tenga la mente abierta y consulte a proveedores que piensen diferente y tengan una visión innovadora para la gestión de datos maestros.

Tome precauciones para no elegir soluciones incorrectas o incompletas. Para resolver problemas de datos maestros usted necesita tecnología de MDM.

No acepte “parches improvisados”, como portales de compras, sistemas de tickets de TI y software de PDM.

Una tecnología rígida le quita agilidad a los equipos y reduce la eficiencia operativa, dejando un rastro de errores que permean todos los procesos empresariales.

 

Valore y capacite a su equipo

Por último, para garantizar que su central de registros funcione sin problemas, es importante invertir en un equipo especializado. Ese equipo puede ayudar a resolver problemas técnicos, aclarar dudas de los usuarios de la plataforma y ofrecer capacitación y soporte a los solicitantes de la empresa.

Montar una central de registros eficiente es un proceso complejo que involucra muchos factores diferentes.

Para entender un poco más sobre cómo preparar a su equipo y cuál es el mejor modelo para su central de registros, recomiendo ver el video a continuación: