¡El Secreto de la Gobernanza de Datos Maestros para Compradores!

En la era de la información, donde los datos desempeñan un papel fundamental en las operaciones de cualquier organización, la gobernanza de datos maestros (MDM) emerge como un elemento crucial para garantizar la calidad y la confiabilidad de la información.

Esto no es diferente cuando se trata del departamento de compras de una empresa. Tener una línea de cómo la gobernanza de datos maestros puede impactar positivamente el proceso de compras, mejorando la calidad de la información sobre proveedores, productos y clientes.

La gobernanza de datos maestros es una estrategia que busca centralizar y controlar eficazmente los datos más importantes para una organización. Esto incluye información sobre proveedores, productos, clientes y otros elementos críticos. En el contexto de las compras, la gobernanza de datos maestros desempeña un papel fundamental en varias áreas clave.

¿QUÉ SON LOS DATOS MAESTROS Y LOS DATOS TRANSACCIONALES?

Los datos maestros son los datos centrales y fundamentales de una organización utilizados para describir entidades específicas, como clientes, productos, proveedores, empleados, ubicaciones, entre otros.

Características:

• Son estables y de larga duración, es decir, no cambian con frecuencia.
• Se utilizan como referencia y se comparten en toda la empresa.
• Los ejemplos incluyen información detallada de clientes, códigos de productos, registros de empleados, etc.

Ejemplos de Datos Maestros:

• Cliente, incluyendo nombre, dirección, número de teléfono, etc.
• Producto, incluyendo descripción, precio y otra información.
• Proveedor, incluyendo información de contacto y términos del contrato.

Los datos transaccionales son registros de actividades o eventos específicos que ocurren en un sistema de información, generalmente asociados a transacciones comerciales. Se utilizan para rastrear acciones en tiempo real y con frecuencia son volátiles, ya que cambian continuamente a medida que se producen las transacciones.

Características:

• Son datos altamente dinámicos que reflejan eventos o acciones en curso.
• Normalmente, se almacenan durante un período limitado de tiempo, a medida que las transacciones se concluyen.
• Los ejemplos incluyen registros de ventas, registros de órdenes de compra, registros de transacciones bancarias, etc.

¿QUÉ ES MDM?

La disciplina de MDM (Master Data Management), en español “Gestión de Datos Maestros”, es un enfoque estratégico y un conjunto de prácticas y tecnologías que una organización utiliza para gestionar de forma centralizada y eficiente sus datos maestros.

Esta disciplina busca garantizar que la información fundamental sobre entidades críticas, como clientes, productos, proveedores y empleados, sea consistente, precisa y confiable en toda la organización.

HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

Uno de los mayores desafíos para el departamento de compras es garantizar que los proveedores elegidos sean confiables y que los productos o servicios adquiridos cumplan con las expectativas de la empresa.

La gobernanza de datos maestros ayuda a consolidar información sobre proveedores, como historial de desempeño, clasificaciones, acuerdos contractuales e información de contacto. Esto permite que los compradores tomen decisiones más informadas y elijan los proveedores más adecuados a las necesidades de la organización.

La homologación de un proveedor es importante por varios motivos. En primer lugar, permite que la empresa que está adquiriendo productos o servicios del proveedor evalúe la solvencia y la capacidad del proveedor de cumplir con sus obligaciones.

Las principales consultas realizadas durante el proceso de homologación de un proveedor pueden variar según la empresa y el tipo de producto o servicio suministrado por el proveedor. Sin embargo, en general, las empresas pueden realizar consultas a diversas fuentes para obtener información sobre el proveedor, como, por ejemplo:

• Datos registrales del proveedor, como dirección, teléfono, correo electrónico, CNPJ, etc.
• Referencias de otras empresas que ya han trabajado con el proveedor.
• Información sobre el historial de calidad y seguridad de los productos o servicios suministrados por el proveedor.
• Certificaciones y licencias relevantes para el tipo de producto o servicio suministrado por el proveedor.
• Datos financieros del proveedor, como balance patrimonial, estado de resultados, etc.

ESTANDARIZACIÓN DE MATERIALES O PRODUCTOS

La calidad y la precisión de los datos de productos o materiales son fundamentales para la eficiencia del departamento de compras.

La gobernanza de datos maestros ayuda a mantener catálogos de productos o materiales actualizados, garantizando que los compradores tengan acceso a información detallada sobre cada ítem, incluyendo descripciones e información técnica. Esto simplifica el proceso de selección y compra, ahorrando tiempo y recursos.

Además, con el uso de la estandarización descriptiva de materiales, es posible eliminar registros duplicados en su base de datos.

REDUCCIÓN DE ERRORES Y RIESGOS

La falta de gobernanza de datos maestros puede resultar en errores, duplicación de información y riesgos operativos. Por ejemplo, comprar a proveedores duplicados o utilizar información desactualizada puede causar pérdida de recursos y daños a la reputación de la empresa.

La gobernanza ayuda a minimizar esos riesgos, promoviendo la consistencia y la integridad de los datos en toda la organización.

MAYOR AGILIDAD Y TOMA DE DECISIONES RÁPIDAS:

Con datos maestros bien gobernados, los compradores pueden tomar decisiones más rápidas y eficientes. Tienen acceso a información actualizada y confiable, reduciendo el tiempo dedicado a la investigación y validación de datos. Esto es especialmente importante en entornos de negocios dinámicos, donde las oportunidades y las demandas pueden surgir rápidamente.

En resumen, la gobernanza de datos maestros desempeña un papel crucial en el éxito de las operaciones de compras de una organización. Mejora la calidad de la información sobre proveedores, productos y clientes, haciendo que el proceso de compras sea más eficiente, confiable y orientado por datos.

Invertir en MDM es invertir en la excelencia operativa y en la capacidad de atender las demandas del mercado de forma ágil y eficaz, convirtiéndose así en una parte fundamental de la estrategia de compras de cualquier empresa moderna.

DEMOSTRACIÓN

Vea una rápida demostración de cómo un software de MDM puede ayudar a su empresa.

¿CÓMO PUEDE 4MDG APOYAR EL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN DE UN PROVEEDOR?

Un software de gestión de datos maestros (MDM, por sus siglas en inglés) puede apoyar el proceso de homologación de un proveedor de diversas maneras.

En primer lugar, el 4MDG puede utilizarse para reunir y almacenar todos los datos relevantes sobre los proveedores, de forma segura y organizada.

Esto facilita la evaluación y comparación de los proveedores y permite acceder a la información rápidamente cuando sea necesario.

Además, el 4MDG puede utilizarse para crear y gestionar las etapas del proceso de homologación, como la definición de los criterios de evaluación, la selección de los proveedores y la firma de los contratos o acuerdos comerciales.

Esto ayuda a garantizar que el proceso de homologación se realice de forma eficiente y eficaz.

Por último, puede utilizarse para monitorear y evaluar el desempeño de los proveedores homologados, permitiendo identificar eventuales problemas u oportunidades de mejora.

Tener un registro completo, coherente e íntegro aumenta la productividad de la organización.

La automatización del registro produce diversos beneficios:

• Reducción de costos.
• Disminución del trabajo repetitivo.
• Reducción del número de errores.
• Mayor agilidad en los procesos.
• Mejora de la calidad de los datos.
• Aumento del compliance de las operaciones.

El 4MDG permite la construcción de poderosos workflows dinámicos con diversas reglas de estandarización y llenado automático de datos, totalmente integrado al ERP de su empresa. Paquetes a partir de R$ 900,00 mensuales.