Gestión de compras: la importancia de la gobernanza de datos en su gestión.
En la era de la transformación digital, la gestión de compras evolucionó de una actividad operativa a un elemento estratégico para el éxito de las…
En la era de la transformación digital, la gestión de compras evolucionó de una actividad operativa a un elemento estratégico para el éxito de las organizaciones. La toma de decisiones de compras eficaces depende cada vez más de la calidad de los datos maestros, es decir, información central sobre proveedores, productos y clientes.
En este artículo, exploraremos la importancia de la gobernanza de datos en la gestión de compras y cómo la integridad de la información puede marcar la diferencia.
La base de los procesos de compras: datos maestros
Para que una empresa tome decisiones basadas en información, es esencial tener acceso a datos maestros de alta calidad en su gestión de compras. Estos datos incluyen información detallada sobre proveedores, productos y clientes, que sirve como base para todas las transacciones y decisiones en el departamento de compras.- Proveedores: La información sobre el historial de desempeño, los términos contractuales, los datos de contacto y otros detalles es vital para evaluar a los proveedores y garantizar alianzas eficaces.
- Productos: Los datos precisos sobre descripciones, precios, disponibilidad e información técnica garantizan que los productos adquiridos atiendan las necesidades de la empresa.
- Clientes: Comprender el perfil y las necesidades de los clientes es fundamental para atender las demandas del mercado.
El impacto de la calidad de los datos maestros.
La calidad de los datos maestros tiene un impacto directo en la toma de decisiones de compras. Los datos imprecisos, desactualizados o inconsistentes pueden llevar a decisiones erróneas que afectan negativamente la eficiencia operativa y los resultados financieros. Algunos de los impactos negativos incluyen:- Errores en los pedidos: Los datos maestros imprecisos pueden generar pedidos incorrectos, lo que resulta en costos adicionales de corrección y retrasos en las entregas.
- Riesgos de cumplimiento: Los datos incorrectos sobre proveedores pueden derivar en problemas de cumplimiento y litigios legales.
- Costos operativos elevados: La falta de calidad en los datos puede resultar en procesos de compra ineficientes, con retrabajo y costos adicionales.
Entendiendo la HOMOLOGACIÓN de proveedores en la gestión de compras.
La homologación de proveedores es un proceso importante para garantizar que los socios de una empresa cumplan con los estándares de calidad y seguridad necesarios. Las principales consultas realizadas durante el proceso de homologación de un proveedor pueden variar según la empresa y el tipo de producto o servicio suministrado por el proveedor. Sin embargo, en general, las empresas pueden realizar consultas a diversas fuentes para obtener información sobre el proveedor, como, por ejemplo:- Datos registrales del proveedor, como dirección, teléfono, correo electrónico, CNPJ, etc.
- Referencias de otras empresas que ya trabajaron con el proveedor.
- Información sobre el historial de calidad y seguridad de los productos o servicios suministrados por el proveedor.
- Certificaciones y licencias relevantes para el tipo de producto o servicio suministrado por el proveedor.
- Datos financieros del proveedor, como balance patrimonial, estado de resultados, etc.
- Contrato Social
- Certificados de calidad, si corresponde.
- Certificados de conformidad con normas y reglamentaciones relevantes
- Balances financieros e informes contables del proveedor
- Referencias de otros clientes o socios comerciales del proveedor.
- Garantías y seguros, si corresponde.
Cómo utilizar 4MDG te ayudará en la gestión de compras.
Un software de gestión de datos maestros (MDM, por sus siglas en inglés) puede apoyar el proceso de homologación de un proveedor de diversas maneras. El 4MDG puede utilizarse para reunir y almacenar todos los datos relevantes sobre los proveedores, de forma segura y organizada. Esto facilita la evaluación y comparación de los proveedores y permite acceder a la información rápidamente cuando sea necesario. Además, el 4MDG puede utilizarse para crear y gestionar las etapas del proceso de homologación, como la definición de los criterios de evaluación, la selección de los proveedores y la firma de los contratos o acuerdos comerciales. Esto ayuda a garantizar que el proceso de homologación se realice de forma eficiente y eficaz. Por último, puede utilizarse para monitorear y evaluar el desempeño de los proveedores homologados, permitiendo identificar eventuales problemas u oportunidades de mejora.¿Qué es la gobernanza del registro de materiales?
La gobernanza de los registros de materiales es esencial para las grandes empresas, ya que abarca toda la información relacionada con la gestión de inventario, finanzas, logística y otras áreas operativas. Este proceso, cuando está bien definido, permite a la empresa rastrear las actividades de los materiales y monitorear el inventario, lo que ayuda en la toma de decisiones basadas en datos confiables. Para gestionar sus materiales, adopte las siguientes prácticas:- Planifique y establezca criterios claros: Establezca criterios concisos con relación a lo que debe y no debe incluirse en el registro de materiales.
- Organice los datos: utilice un software de gestión de datos maestros para que los datos se indexen automáticamente y sean fáciles de recuperar.
- Almacene los datos conforme a las necesidades: almacene en lugares apropiados, considere las necesidades de uso y el ciclo de vida del material.
- Cree un sistema de aprobación: Asegúrese de que solo materiales aprobados ingresen al registro.
- Mantenga su registro actualizado: verifique regularmente su registro para garantizar que los datos sean correctos.
La gobernanza de datos como solución en la gestión de compras.
La gobernanza de datos es la respuesta para garantizar la integridad de los datos maestros. Se trata de un conjunto de prácticas y políticas que aseguran que los datos sean consistentes, precisos y confiables en toda la organización. Además, la gobernanza de datos establece responsabilidades claras sobre la creación, el mantenimiento y la actualización de los datos maestros.- Estandarización y consistencia: La gobernanza de datos promueve la estandarización de los datos maestros, eliminando duplicaciones e inconsistencias.
- Mejora continua: A través de la gobernanza, los datos maestros se perfeccionan continuamente para garantizar que sigan siendo relevantes y precisos.
- Seguridad y privacidad: La gobernanza de datos también aborda cuestiones de seguridad y privacidad, protegiendo información sensible.