Maestro de materiales antes de S/4HANA: qué limpiar y qué esperar

En la conversión a SAP S/4HANA, la empresa conserva sus datos de negocio, y eso incluye el maestro con sus problemas. Por eso, limpie antes todo lo que bloquea la carga o distorsiona la planificación: materiales marcados para borrado, inactivos sin stock y sin documentos abiertos, duplicados con stock o pedidos, datos de MRP por centro incoherentes y unidades de medida erróneas. Lo estético o de bajo impacto, como la estandarización de descripciones de la cola larga, puede esperar al go-live, siempre que forme parte de un plan de gobierno con responsable y plazo.

"Lo limpiamos después del go-live."

He escuchado esa frase en muchos proyectos SAP. Aparece en el kickoff, todos están de acuerdo y la limpieza termina en una línea del cronograma que nadie abre. La escena siguiente suele ser esta: primer mock de conversión, alguien ejecuta la planificación en el entorno nuevo y empieza a ver propuestas de compra de artículos que nadie usa desde hace años. Los datos de planificación de esos materiales seguían ahí, completos, esperando que alguien se acordara de ellos.

S/4HANA no olvida nada. Se lleva el maestro de materiales completo, lo que sirve y lo que no sirve.

¿Qué dice SAP sobre los datos en una conversión de sistema?

En el material de metodología de SAP Activate, SAP explica que en la conversión de sistema la empresa conserva "their business data, custom development, and configuration", es decir, sus datos de negocio, sus desarrollos propios y su configuración (SAP Learning, Analyzing System Conversion). La misma lección incluye en la etapa de preparación la orientación de limpiar el código personalizado y reducir los volúmenes de datos ("Clean up custom code and reduce data volumes").

La lección también menciona dos herramientas que alimentan la lista de limpieza:

• SAP Readiness Check: entrega el subconjunto de simplification items que pueden aplicarse al sistema analizado y un análisis de los volúmenes de datos del sistema de origen.
• Simplification items: la orientación es determinar cuáles son relevantes para ese sistema específico.

Mi lectura operativa: la conversión es una mudanza. Si el camión sale cargado de materiales que nadie usa, llega cargado de materiales que nadie usa. La diferencia es que ahora usted pagó el flete.

¿Por qué el maestro de materiales pesa tanto en la planificación después de la conversión?

Porque la planificación de necesidades lee el maestro de materiales. En la documentación de procesos de S/4HANA, SAP indica que los datos relevantes para MRP se guardan en el registro maestro del material a nivel de centro ("MRP-relevant data is stored in the material master record at plant level") y que el MRP depende de la configuración y del mantenimiento de esos datos en el maestro: tipo de MRP, plazo de entrega o de fabricación propia, clave de tamaño de lote. La cantidad de aprovisionamiento resulta del procedimiento de tamaño de lote guardado en el maestro (SAP Learning, Running Materials Requirements Planning).

La misma fuente trae dos puntos que cambian la conversación sobre la limpieza:

• En SAP S/4HANA, el área de MRP está activa por defecto y no se puede desactivar ("the MRP area is active by default and cannot be deactivated").
• Si la empresa quiere planificar almacenes por separado dentro de un centro, debe configurar las áreas de MRP.

Para quien mantiene el maestro de materiales, esto significa que los datos de MRP incoherentes a nivel de centro no quedan escondidos. Se convierten en propuestas de compra, de fabricación o de traslado. Y si hoy en ECC existe planificación separada por almacén, hay que mapearla antes, porque en el destino eso pasa por las áreas de MRP.

¿Qué limpiar antes de la conversión?

Mi criterio es simple: se limpia antes lo que bloquea la carga, distorsiona la planificación o rompe interfaces y desarrollos propios. El resto entra en la fila posterior al go-live.

1. Materiales marcados para borrado e inactivos sin stock y sin documentos abiertos

Son los candidatos más evidentes para reducir volumen, que es justamente lo que SAP pide en la preparación. Atención: marcado para borrado no es lo mismo que borrado. Antes de archivar o eliminar cualquier registro, confirme con el equipo SAP y con auditoría y el área fiscal qué reglas de conservación se aplican a su empresa. Es una recomendación mía, no una norma. Los pasos de diagnóstico y tratamiento de la base están descritos en saneamiento de datos.

Para definir "inactivo", use un umbral decidido por el negocio, por ejemplo cierta cantidad de meses sin movimiento, y trate las excepciones con nombre y apellido: artículos estacionales, repuestos críticos de mantenimiento, materiales de stock de seguridad. Un repuesto que no rota desde hace años puede ser justamente el que evita una línea parada.

2. Duplicados con stock, pedidos o listas de materiales

Un duplicado sin movimiento es volumen. Un duplicado con stock, pedido abierto o presencia en una lista de materiales es un riesgo, porque la planificación ve dos artículos donde hay uno. Estos necesitan una decisión antes: qué código sobrevive y adónde van el stock y los documentos. Los criterios para encontrar duplicados están en el artículo sobre cómo identificar materiales duplicados.

3. Datos de MRP por centro incoherentes

Tipo de MRP informado en un artículo inactivo, plazo de entrega en cero en un artículo comprado, tamaño de lote que no coincide con el embalaje del proveedor. Como el MRP en S/4HANA lee esos campos a nivel de centro, conviene revisarlos antes del primer mock.

4. Unidades de medida y conversiones

Una unidad base errónea o un factor de conversión inconsistente entre unidad de pedido y unidad base genera cantidades equivocadas en pedidos y en inventario. Es el tipo de error que aparece en el mock y consume una semana entera de correcciones.

5. Campos que usan las interfaces y los desarrollos propios

Si una interfaz con el WMS, el MES o el portal de compras lee un campo del material, o si un desarrollo propio depende de un grupo de artículos específico, ese campo debe estar correcto antes. Quien lo sabe es el equipo técnico, así que la lista sale del inventario de interfaces y del código personalizado que ya se revisa en la preparación.

¿Qué puede esperar hasta después del go-live?

Puede esperar lo que no bloquea la carga, no cambia la planificación y no rompe interfaces. Ejemplos:

• Estandarización completa de descripciones de la cola larga: artículos de baja rotación con descripción libre pueden estandarizarse después, familia por familia, con un estándar descriptivo de materiales (PDM) y plantilla de características.
• Enriquecimiento de atributos no críticos: datos técnicos que nadie consulta para comprar, planificar o facturar.
• Reclasificación de artículos de baja rotación: ajustes de grupo o clase sin impacto en interfaces, informes regulatorios o reglas de determinación.

La condición para esperar es tener responsable, plazo y reglas de gobierno para el maestro nuevo. Sin eso, el "después" se vuelve nunca, y cada artículo nuevo creado en S/4HANA nace con los mismos problemas que los antiguos.

¿Quién decide cada punto de la limpieza?

En mi experiencia, la limpieza se traba cuando TI decide sola qué es inactivo. TI conoce el volumen, pero quien sabe si un artículo es repuesto crítico es mantenimiento, y quien sabe si un proveedor todavía entrega ese código es compras.

Punto de la limpieza	Antes o después	Por qué	Quién decide
Materiales marcados para borrado	Antes	Reduce volumen; SAP incluye, en la preparación, reducir volúmenes de datos	Datos maestros, validado con el equipo SAP, auditoría y fiscal
Inactivos sin stock y sin documentos abiertos	Antes	Reduce volumen y evita planificar artículos muertos	Responsable del dato por área (compras, mantenimiento, planificación)
Duplicados con stock, pedidos o listas de materiales	Antes	La planificación ve dos artículos donde hay uno	Planificación y compras, con datos maestros
Datos de MRP por centro	Antes	El MRP lee esos campos a nivel de centro	Planificación y consultor MM/PP
Unidades de medida y conversiones	Antes	Cantidades erróneas en pedidos e inventario	Compras, logística y datos maestros
Campos usados por interfaces y desarrollos propios	Antes	Rompe integraciones y desarrollos	Equipo técnico SAP
Estandarización descriptiva de la cola larga	Después, con plan	No bloquea la carga ni la planificación	Datos maestros
Enriquecimiento de atributos no críticos	Después, con plan	No cambia procesos en el go-live	Datos maestros y área usuaria

Los campos con efecto fiscal, como el NCM en Brasil (la Nomenclatura Común del Mercosur, que la Receita Federal, la autoridad tributaria federal brasileña, define como nomenclatura regional para categorizar mercancías), entran en la lista con el equipo fiscal como responsable. No es el área de datos maestros la que define reglas fiscales.

¿Cómo demostrar que la limpieza no rompió nada?

Una limpieza sin evidencia se convierte en un debate de opiniones en el comité. Use los mocks de conversión para medir:

Compare cantidades y saldos

Cantidad de materiales por tipo y por centro antes y después, y saldo de stock de los artículos que se mantienen. La diferencia debe coincidir con la lista aprobada de borrados y fusiones de duplicados.

Ejecute un MRP de prueba

Compare las propuestas de compra y fabricación con lo que espera el equipo de planificación. Una propuesta para un artículo que debería estar inactivo indica datos de MRP que se escaparon.

Revise listas de materiales y pedidos abiertos

Ninguna lista de materiales activa debe apuntar a un material eliminado, y ningún pedido abierto debe quedar huérfano después de fusionar duplicados.

Para la línea base de calidad antes y después, los indicadores están en el artículo sobre cómo medir la calidad de los datos maestros.

Ejemplo hipotético: la clasificación de un centro

Ejemplo hipotético, con números ilustrativos. Una industria va a convertir su ECC a S/4HANA. En el centro principal hay 40.000 materiales. El comité define como inactivo el artículo sin movimiento durante 36 meses, sin stock y sin documentos abiertos, salvo los repuestos críticos señalados por mantenimiento y los artículos estacionales indicados por el área comercial.

La clasificación separa tres grupos: artículos marcados para borrado, que pasan a validación de archivo con el equipo SAP y auditoría; inactivos fuera de las excepciones, que reciben el mismo tratamiento; y duplicados con stock, que reciben una decisión sobre qué código sobrevive. Planificación revisa los datos de MRP de los artículos activos antes del primer mock. La estandarización descriptiva de las familias de baja rotación entra en el plan de gobierno de los seis meses posteriores al go-live.

En el mock, el equipo compara cantidades y saldos, ejecuta el MRP de prueba y revisa las listas de materiales. Solo después el comité aprueba la lista final.

Por dónde empezar la limpieza del maestro de materiales antes de S/4HANA

1. Ejecute el SAP Readiness Check y liste los simplification items relevantes para su sistema. Son el primer insumo de la lista de limpieza.
2. Extraiga el maestro de materiales con stock, últimos movimientos, documentos abiertos y presencia en listas de materiales, centro por centro.
3. Defina con el negocio el criterio de inactividad y las excepciones, por escrito.
4. Separe "antes" y "después" con la tabla anterior y asigne un responsable a cada línea.
5. Valide archivo y eliminación con el equipo SAP, con auditoría y con el área fiscal.
6. Use los mocks para demostrar el resultado: cantidades, saldos, MRP de prueba, listas de materiales y pedidos abiertos.
7. Arme el plan de gobierno para lo que quedó para después, con plazo y responsable.

El lado de clientes y proveedores sigue otra lógica en la conversión, que está en el artículo sobre Business Partner en S/4HANA. Para la visión general de migración, vea migración de datos para proyectos con SAP. El alcance completo del servicio está en la página de migración de datos a SAP S/4HANA.

Preguntas frecuentes

¿Necesito limpiar todo el maestro de materiales antes de convertir?

No. Limpie antes lo que bloquea la carga, distorsiona la planificación o rompe interfaces: marcados para borrado, inactivos sin stock y sin documentos abiertos, duplicados con movimiento, datos de MRP por centro, unidades de medida y campos usados por integraciones. El resto puede ir a un plan de gobierno posterior al go-live, con responsable y plazo.

¿Puedo borrar materiales antiguos antes de la conversión?

SAP incluye, en la preparación, reducir volúmenes de datos, pero archivar o eliminar registros es una decisión que debe validarse con el equipo SAP, con auditoría y con el área fiscal, por las reglas de conservación. Mi recomendación es tratar la eliminación como un proceso aprobado, nunca como una limpieza hecha con un script un viernes por la tarde.

¿Qué hacer con los materiales marcados para borrado?

Verifique si todavía tienen stock, documentos abiertos o presencia en listas de materiales. Si no los tienen, son candidatos a la reducción de volumen antes de la conversión, sujetos a la validación de archivo. Si los tienen, la marca está equivocada o algún proceso todavía depende del artículo, y eso debe resolverse antes.

¿La limpieza se hace en ECC o en S/4HANA?

Para lo que bloquea la conversión o distorsiona la planificación, en ECC, antes de convertir, porque la conversión de sistema conserva los datos de negocio, y lo que esté mal en el origen pasa al destino. Lo que puede esperar se trata en S/4HANA después del go-live, ya con las reglas de gobierno del maestro nuevo.

¿La conversión o una nueva implementación cambia qué limpiar?

Cambia el momento. En la conversión de sistema, SAP describe que la empresa conserva sus datos de negocio, por lo que la limpieza debe ocurrir en el origen. En la práctica, en una nueva implementación, los datos se migran a un sistema nuevo y la selección y el saneamiento ocurren dentro del propio proceso de migración, con mapeo y pruebas de carga. En ambos casos, la clasificación entre "antes" y "después" sigue siendo válida.

¿Con cuánta anticipación debe empezar la limpieza?

No existe un plazo estándar que sirva para cualquier empresa. Mi recomendación es empezar en cuanto esté disponible el resultado del Readiness Check y antes del primer mock, porque es el mock el que demuestra si la limpieza funcionó. Empezar después del primer mock significa corregir y probar al mismo tiempo.

Cómo 4MDG puede ayudar

4MDG realiza migración de datos a SAP, incluso de ECC a S/4HANA, con una metodología integrada a SAP Activate: mapeo de origen a destino, pruebas de carga con corrección antes de la carga definitiva y cutover controlado con criterios de aceptación por objeto. Antes de cargar, saneamos los principales datos maestros, incluido el de materiales, con deduplicación, estandarización descriptiva, enriquecimiento y validación. Vea la página de migración a SAP S/4HANA. Si quiere saber cómo está su maestro de materiales antes de definir el alcance de la limpieza, solicite el diagnóstico: se hace sobre una muestra real de su base, sin instalar nada en su entorno. O escríbanos desde la página de contacto.

Fuentes

• SAP Learning. Discovering SAP Activate: Implementation Tools and Methodology, lección "Analyzing System Conversion". https://learning.sap.com/courses/discovering-sap-activate-implementation-tools-and-methodology/analyzing-system-conversion_e1dd4c82-3bcf-4cd0-a4f8-6a2ce6ce8a64. Consultado el 13/10/2026.
• SAP Learning. Business Processes in SAP S/4HANA Sourcing & Procurement, lección "Running Materials Requirements Planning". https://learning.sap.com/courses/business-processes-in-sap-s-4hana-sourcing-procurement/running-materials-requirements-planning. Consultado el 13/10/2026.
• Receita Federal (autoridad tributaria federal de Brasil). NCM (en portugués). https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/aduana-e-comercio-exterior/classificacao-fiscal-de-mercadorias/ncm. Consultado el 13/10/2026.

Las funcionalidades SAP mencionadas varían según la release y deben validarse con la documentación de la versión que usa su empresa.

Paulo Cordeiro, fundador y CEO de 4MDG.