¿Qué es y cómo hacer el Due Diligence de Proveedores?

¿Necesitas hacer el Due Diligence de tus proveedores para establecer alianzas comerciales? Todo comienza con la elección del proveedor correcto para el éxito de una empresa. Al fin y al cabo, los proveedores confiables y de alta calidad pueden desempeñar un papel fundamental en el crecimiento y la reputación de un negocio.

Aquí es donde entra el proceso de Due Diligence de Proveedores.

En este artículo, exploraremos el significado del Due Diligence de Proveedores y cómo realizarlo de forma eficaz.

 

¿Qué es el Due Diligence de Proveedores?

El Due Diligence de Proveedores es un proceso de investigación y evaluación que una empresa realiza antes de establecer una alianza con un proveedor.

El objetivo es obtener información detallada sobre el proveedor en cuestión, incluyendo su reputación, capacidad de entrega, historial de desempeño, cumplimiento legal, entre otros aspectos relevantes. Este análisis minucioso ayuda a mitigar riesgos potenciales y a tomar decisiones informadas al elegir un proveedor.

 

¿Por qué una empresa necesita hacer due diligence?

Una empresa necesita realizar Due Diligence para garantizar que las alianzas comerciales sean seguras y ventajosas.

Al conducir un análisis minucioso, la empresa puede identificar y mitigar riesgos potenciales, desde cuestiones financieras y legales hasta problemas de calidad y cumplimiento.

El Due Diligence proporciona información detallada sobre los proveedores, permitiendo que la empresa tome decisiones informadas, proteja su reputación y establezca relaciones sostenibles.

Además, este proceso ayuda al cumplimiento de las leyes y reglamentos, garantizando que la empresa esté en conformidad y evitando sanciones o daños a la imagen corporativa.

 

¿Cuáles son los riesgos encontrados durante la verificación de proveedores?

Durante el proceso de Due Diligence de proveedores, se identifican diversos riesgos que merecen atención.

Uno de los principales es el riesgo financiero, que implica evaluar la salud financiera del proveedor, su capacidad de cumplir obligaciones y la existencia de problemas como el endeudamiento excesivo.

Además, está el riesgo de cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, incluyendo cuestiones laborales, ambientales y de seguridad.

Por último, el riesgo de calidad también es relevante, ya que exige evaluar la capacidad del proveedor de entregar productos o servicios de acuerdo con los estándares establecidos.

La identificación de estos riesgos durante el Due Diligence permite que la empresa tome medidas adecuadas para mitigarlos y realizar elecciones más seguras e informadas al seleccionar a sus proveedores.

 

¿Cuál es la relación entre el Due Diligence y el ESG?

El enfoque ESG considera los impactos ambientales, sociales y de gobernanza de una empresa u organización.

Al conducir el Due Diligence, la empresa analiza aspectos relacionados con la sostenibilidad ambiental, prácticas laborales justas, derechos humanos, diversidad e inclusión, ética en los negocios, gobierno corporativo y otros factores ESG relevantes.

Durante el Due Diligence, la empresa puede verificar si el proveedor cumple con políticas y normas ambientales, si adopta prácticas de gestión sostenible, si promueve la igualdad de oportunidades en el entorno laboral, entre otros criterios ESG.

Así, desempeña un papel importante en la integración de los criterios ESG en el proceso de selección de proveedores, garantizando que la empresa establezca alianzas con organizaciones que compartan los mismos valores y compromisos en relación con la sostenibilidad, la responsabilidad social y el gobierno corporativo.

 

¿Cómo hacer el Due Diligence usando el ERP SAP o TOTVS?

Realizar el Due Diligence utilizando únicamente el ERP puede presentar algunas dificultades, ya que esta herramienta es principalmente un sistema de gestión empresarial que administra información interna de la empresa. Estas son algunas de las principales dificultades:

1. Acceso limitado a información externa: El ERP generalmente se concentra en las operaciones internas de la empresa, como finanzas, compras y ventas. Esto significa que puede haber limitaciones en el acceso a información externa sobre el proveedor, como datos de mercado, reputación, referencias de clientes y cumplimiento regulatorio.
2. Falta de integración con otras fuentes de datos: El Due Diligence implica la recopilación y el análisis de varias fuentes de información, como registros públicos, bases de datos de cumplimiento, sitios de evaluación de proveedores y otras fuentes externas. Sin herramientas auxiliares o integración con esas fuentes de datos, puede ser difícil obtener una visión completa y amplia del proveedor.
3. Limitaciones en la evaluación cualitativa: Aunque el ERP puede proporcionar información cuantitativa, como datos financieros, puede haber limitaciones en la evaluación de aspectos cualitativos, como la cultura organizacional, la ética en los negocios, las prácticas laborales, el impacto ambiental y otros criterios ESG. Esta información generalmente requiere un enfoque más amplio e incluye la recopilación de datos fuera del alcance del ERP.

 

Por lo tanto, se recomienda utilizar herramientas auxiliares y fuentes de información adicionales para complementar el uso del ERP durante el Due Diligence.

El Portal del Socio 4MDG es una aplicación que permite registrar nuevos proveedores mediante un proceso automatizado que elimina el uso de formularios manuales.

El Portal del Socio hace que conectar rápidamente a nuevos clientes y proveedores sea fácil, económico y seguro.

Este software te permite integrar perfectamente a todos los socios aprobados en tu ERP con un solo clic. La tecnología ofrece soporte para la verificación de impuestos, tribunales y crédito para todos los clientes y proveedores sin esfuerzo, permitiendo la implementación de prácticas ESG.

La empresa usuaria de SAP ERP o TOTVS necesitaría invertir muchos recursos financieros para implementar un workflow de homologación de proveedores y la verificación automática y periódica en organismos públicos.

Obviamente, el usuario podría realizar manualmente cada una de las tareas a continuación:

• Receita Federal (agencia tributaria federal de Brasil)
• Sintegra (sistema estatal de registro tributario brasileño)
• Simples Nacional (régimen tributario brasileño para pequeñas empresas)
• Análisis de Crédito (Ej.: Serasa, SPC u otros)
• Implicación en delitos tributarios o fiscales.
• Análisis de los socios de la empresa.
• Sanciones gubernamentales.
• Procesos laborales y judiciales.
• Verificación de certificados, informes técnicos y documentos.
• Evaluación económica.

En este caso, probablemente, el usuario tendría que usar planillas de Excel y recibir los correos electrónicos de proveedores con los documentos. Gestionar cada documento y registrar las posibles fechas de vencimiento y acordarse de obtener las nuevas versiones, aumentando los riesgos y errores del proceso.

 

¿Cuáles son las áreas evaluadas durante el Due Diligence?

Durante el Due Diligence, se evalúan varias áreas para obtener una visión amplia del negocio, identificar riesgos y tomar decisiones informadas.

1. Financiera y contable: Evaluación de los estados financieros, flujo de caja, balance patrimonial, rentabilidad, endeudamiento, historial de ingresos y gastos, análisis de rentabilidad y solidez financiera.
2. Legal y regulatoria: Verificación del cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables, revisión de contratos, litigios pendientes, cuestiones de propiedad intelectual, obligaciones fiscales y laborales, licencias y autorizaciones.
3. Operativa: Análisis de la eficiencia operativa, cadena de suministro, capacidad de producción, calidad del producto o servicio, gestión de riesgos operativos, tecnología y sistemas utilizados.
4. Recursos humanos: Evaluación de la fuerza laboral, contratos de trabajo, políticas de recursos humanos, beneficios y remuneración, cultura organizacional, programas de capacitación y desarrollo, gestión de talentos.
5. Comercial y marketing: Análisis del mercado objetivo, posicionamiento competitivo, estrategias de marketing, análisis de clientes, contratos de ventas, relación con clientes clave, canales de distribución.
6. Ambiental, Social y de Gobernanza (ESG): Consideración de los impactos ambientales, prácticas laborales, diversidad e inclusión, ética en los negocios, gobierno corporativo, compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social.

 

Estas áreas son solo ejemplos generales y el alcance de la evaluación puede variar dependiendo del tipo de negocio, del sector en el que actúa y de los objetivos específicos del Due Diligence.

Es importante adaptar la evaluación de acuerdo con las necesidades y prioridades de la empresa para garantizar un análisis amplio y adecuado.

 

¿CÓMO AUTOMATIZAR EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE INTEGRIDAD Y COMPLIANCE?

Una manera rápida y eficiente es utilizar un software especializado para la homologación de clientes y proveedores.

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