Proveedor: ¿Cómo calcular el score?

El proceso de homologación de proveedores busca evaluar y seleccionar a los proveedores más adecuados para atender las necesidades de la empresa, considerando criterios técnicos, financieros y comerciales.

Al homologar a un proveedor, la empresa pasa a considerarlo apto y confiable para suministrar los productos o servicios necesarios. Esto ayuda a garantizar la calidad y la seguridad de los productos o servicios adquiridos, así como a evitar problemas como retrasos en las entregas, productos de baja calidad, problemas de conformidad con normas y reglamentos, entre otros.

El proceso de homologación también puede ayudar a la empresa a reducir costos, al seleccionar proveedores con precios más competitivos que ofrezcan mejores condiciones de pago. Además, la homologación de proveedores puede contribuir a la mejora continua de los procesos internos de la empresa, mediante la identificación y evaluación constante de los proveedores y sus ofertas.

En resumen, el proceso de homologación de proveedores es fundamental para garantizar que la empresa adquiera productos y servicios de calidad, con seguridad y a precios competitivos, además de contribuir a la mejora continua de los procesos internos y al éxito del negocio en su conjunto.

 

¿Qué es el score del proveedor?

El score del proveedor es una forma de medir el desempeño de un proveedor con base en una serie de criterios, tales como calidad de los productos, cumplimiento de plazos, conformidad con normas y reglamentos, precios y capacidad de atender las necesidades de la empresa.

Puede utilizarse como una herramienta de evaluación para identificar qué proveedores son más eficientes y eficaces en atender las necesidades de la empresa, y también para ayudar a tomar decisiones adecuadas sobre cuáles deben ser seleccionados para futuras transacciones.

En resumen, es una herramienta útil para ayudar a las empresas a evaluar la eficacia y la eficiencia de los proveedores y tomar decisiones acertadas sobre las transacciones futuras.

 

¿Qué debemos evaluar para darle una nota al proveedor?

El cálculo del score del proveedor generalmente implica la definición de pesos relativos para cada uno de los criterios, con base en la importancia de cada ítem para la empresa. Por ejemplo, la calidad del producto puede tener un peso mayor que el precio o la capacidad de producción.

Una vez definidos los pesos y criterios, cada proveedor es evaluado en relación con cada uno de esos ítems, generalmente usando una escala de puntuación. Luego se calcula la puntuación total de cada proveedor, con base en las notas atribuidas a cada criterio y en los pesos relativos.

El proveedor con la puntuación más alta es considerado el mejor en relación con los criterios evaluados y, por lo tanto, el más indicado para atender las necesidades de la empresa.

 

¿Armando el ranking de evaluación de sus proveedores?

Para crear un cálculo de score que se utilice en un proceso de homologación de proveedores, es necesario definir cuáles son las variables y criterios que se considerarán en la evaluación. Algunos ejemplos de criterios que pueden considerarse son:

• Calidad de los productos o servicios ofrecidos;
• Plazo de entrega;
• Precio de los productos o servicios;
• Conformidad con normas y reglamentos;
• Historial de suministro a otras empresas;
• Capacidad de producción;
• Calificación técnica del equipo;
• Política de sostenibilidad y responsabilidad social.

Para cada uno de esos criterios, es necesario establecer una escala de puntuación y pesos relativos que reflejen la importancia de cada criterio en la decisión final de homologación de un proveedor. Por ejemplo, si la calidad del producto es el criterio más importante, se le puede atribuir un peso mayor a ese criterio y una escala de puntuación que varíe de 0 a 10.

Una vez definidos los criterios y sus escalas de puntuación y pesos, basta sumar los puntos de cada proveedor en cada criterio, multiplicar por el peso correspondiente y sumar todas las puntuaciones para obtener el score final.

El proveedor con el mayor score será el elegido para la homologación.

Es importante destacar que el cálculo del score debe ser transparente y objetivo, para garantizar la imparcialidad y la confiabilidad del proceso de homologación.

 

Ejemplo práctico de puntuación de proveedores

Supongamos que la “Empresa de Suministros Ltda.” sea una organización que provee insumos de oficina. Para calcular el score de esa empresa, podemos considerar los siguientes criterios:

• Calidad de los productos: peso 30%
• Precio de los productos: peso 20%
• Cumplimiento de plazos: peso 25%
• Conformidad con normas y reglamentos: peso 15%
• Capacidad de atender las necesidades de la empresa: peso 10%

Cada criterio será evaluado en una escala de 1 a 5, en la que 1 es el peor desempeño y 5 es el mejor desempeño. La puntuación total de cada criterio será multiplicada por el peso relativo definido anteriormente y sumada para obtener la puntuación total de la empresa.

Supongamos que, después de evaluar a la “Empresa de Suministros Ltda.” en cada uno de esos criterios, tengamos las siguientes puntuaciones:

• Calidad de los productos: 4
• Precio de los productos: 3
• Cumplimiento de plazos: 5
• Conformidad con normas y reglamentos: 4
• Capacidad de atender las necesidades de la empresa: 4

Calculando la puntuación total de cada criterio, tenemos:

• Calidad de los productos: 4 x 30% = 1,2
• Precio de los productos: 3 x 20% = 0,6
• Cumplimiento de plazos: 5 x 25% = 1,25
• Conformidad con normas y reglamentos: 4 x 15% = 0,6
• Capacidad de atender las necesidades de la empresa: 4 x 10% = 0,4

Sumando todas las puntuaciones, tenemos:

1,2 + 0,6 + 1,25 + 0,6 + 0,4 = 4,05

Por lo tanto, el score de la “Empresa de Suministros Ltda.” es de 4,05, en una escala de 1 a 5. Es importante recordar que la definición de los pesos relativos y de las escalas de evaluación puede variar según las necesidades de la empresa y del sector en el que actúa.

 

PROGRAMA DE INTEGRIDAD DE PROVEEDORES

Un Programa de Integridad es un conjunto de procedimientos desarrollados por una empresa para la prevención de prácticas irregulares, con el objetivo de asegurar que el código de ética y otras políticas se estén ejecutando efectivamente en todas las actividades empresariales.

Los equipos de los departamentos de integridad terminan trabajando en conjunto con los gestores y analistas de registros para la definición de todas las etapas de registro de clientes y proveedores.

Una correcta homologación de clientes y proveedores promueve la responsabilidad social, la sostenibilidad y la eficiencia de costos.

Esos factores son cruciales para las organizaciones interesadas en crear cadenas de suministro éticas para sus productos o servicios.

 

REGISTRO DEL PROVEEDOR EN SAP, TOTVS y ORACLE

El proceso de compras es uno de los pilares del ERP. Es responsable de gestionar todos los insumos necesarios para producir un producto o servicio, desde la adquisición hasta el inventario. Ese proceso se divide en tres etapas principales: planificación, ejecución y gestión.

Una parte importante del proceso de compras es el registro de nuevos proveedores. Sin embargo, la mayoría de los ERP no cuentan con un mecanismo de registro automático para acompañar las nuevas demandas del mercado, especialmente ESG.

Las empresas que usan un ERP tradicional necesitan invertir recursos financieros significativos para implementar flujos de trabajo de aprobación de proveedores y revisiones automatizadas en organismos gubernamentales.

Obviamente, los usuarios pueden ejecutar manualmente cada una de las siguientes tareas.

• Consultas tributarias (ej.: Receita Federal);
• Estado del registro tributario estatal (ej.: Sintegra);
• Estado del régimen tributario simplificado (ej.: Simples Nacional);
• Análisis de crédito (ej.: Serasa, SPC, etc.);
• Involucramiento en delitos fiscales o financieros;
• Análisis de los socios de la empresa;
• Sanciones del gobierno;
• Laboral y litigios;
• Verificación de certificados, informes y documentos;
• Evaluación económica.

 

En ese caso, el usuario probablemente deba usar una planilla de Excel para obtener por correo electrónico la documentación del proveedor. Dar seguimiento a cada documento, controlar su posible vencimiento y la necesidad de obtener nuevas versiones aumenta el riesgo y la cantidad de errores en el proceso.

 

IMPLEMENTANDO UN PORTAL AUTOMATIZADO DE PROVEEDORES

Un portal de socios es una aplicación que permite que nuevas empresas sean registradas en un proceso automático, eliminando el uso de fichas manuales.

El portal del socio hace más fácil, económico y seguro el proceso de actualización de nuevos clientes y proveedores.

El software permitirá que todo socio efectivamente homologado sea integrado al ERP con solo un clic.

Con el apoyo de la tecnología es posible realizar la validación de datos fiscales, judiciales y crediticios de todos sus clientes y proveedores con muy poco esfuerzo, garantizando la ejecución de las prácticas de ESG.

 

¿CÓMO AUTOMATIZAR EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE INTEGRIDAD Y COMPLIANCE?

Una manera rápida y eficiente es utilizar un software especializado para la homologación de clientes y proveedores.

El 4MDG permite la construcción de potentes workflows con diversas reglas de parametrización y llenado automático de datos, totalmente integrado al ERP de su empresa, con más de 200 fuentes públicas y privadas, permitiendo llevar a cabo una homologación segura.

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